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書類・証拠提出

書面と証拠を整え、提出結果まで確認する実務。

TreeeSの導入計画が公表されていても、すべての裁判所、事件、手続で同時に利用できるとは限りません。提出資料を作り始める前に、その事件に適用される提出経路を確認します。

提出先を取り違える原因は、事件名だけを見て判断することにあります。同じ依頼者が複数の事件を抱える場合や、関連事件が並行する場合は、名前が合っていても対象事件とは限りません。

一つの提出でも、主書面、証拠、目録、委任関係書類など複数の資料が関係する場合があります。何を含めるかをファイル選択画面で初めて決めると、漏れや重複が起きやすくなります。

ファイル名は内容を識別する手掛かりですが、長く情報を詰め込みすぎると読みにくくなり、機密を露出することもあります。TreeeSの利用可能文字や名称の制限は正式案内で確認します。

内容を確認した後に別の人が修正すると、承認した版と提出する版がずれることがあります。TreeeSの提出履歴に頼る前に、事務所内で承認対象を特定する仕組みを整えます。

編集用文書で問題がなくても、PDF化すると改ページ、図表、フォント、脚注の位置が変わることがあります。TreeeSが受け付ける形式は正式案内で確認するとして、PDFを提出候補にする場合は変換後の確認を独立した工程にします。

紙資料の電子化では、読みやすさだけでなくページの欠落、重なり、裏面の見落としを防ぐことが重要です。TreeeSの受入条件や裁判所の指示に従いながら、原本とスキャン結果を対応させます。

OCRは画像から文字を取り出す補助技術であり、結果が原資料と一致するとは限りません。氏名、金額、日付、否定表現の一文字違いが意味を変えることがあります。

ファイルが正常に開けても、ページ順が逆だったり、途中が欠けていたりすれば資料の理解を妨げます。提出前の点検ではページ総数だけでなく、文書の流れが連続しているかを確認します。

縦長の文書に横長の表や写真が混ざると、読む人が何度も回転操作を行うことになります。提出用PDFでは向きと表示を整えると理解しやすくなりますが、元資料の内容や縮尺を無条件に変えてよいわけではありません。

ファイルが大きい場合も、圧縮率だけを上げると小さな文字や押印が読めなくなります。TreeeSの容量上限は正式な案内で確認し、mintsの数値をそのまま流用しません。

大容量の資料を分割する場合、技術的に分けられることと、提出資料として分けてよいことは別です。TreeeSの分割提出の扱いは正式案内や個別の指示を確認します。