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AI活用・AILEX

機密情報、根拠、判断履歴。検証できるAI活用。

AIを利用するかどうかは、作業名だけでなく扱う情報と出力の用途から判断します。提出前の確認責任を人に残し、許可する用途、条件付きの用途、利用を止める場面を事務所の方針にまとめます。

入力後に確認を求めても、すでに外部へ渡った情報の扱いは戻せない場合があります。AIへ渡す資料の範囲、目的、契約条件を送信前に確認し、承認した対象と実際の入力を対応させる運用を整理します。

事件資料を一律に機密と呼ぶだけでは、入力可否や確認担当を決めにくくなります。情報の出所、識別性、依頼者との取り決め、出力先を踏まえた内部区分を作り、AI利用の条件へ結び付けます。

氏名を記号へ置き換えるだけで情報が安全になったと判断しないことが重要です。AIへ渡す必要のある文脈を残しながら、直接の識別情報と組合せから人物が分かる情報を点検する方法をまとめます。

依頼者への説明では、AIという名称だけでなく使用目的、入力情報、確認者、利用しない場合の方法を明らかにします。説明や同意の要否は個別の関係や条件を確認し、何を伝えたかを記録できる形に整えます。

長い規程を配るだけでは、提出直前の迷いを解消できません。AI利用規程に決定者、入力前の確認、出力の点検、例外処理、事故時の連絡を定め、日常の申請書やチェック表と結び付けます。

AIツールの選定では文章の自然さだけでなく、入力条件、管理機能、出典の確認、出力の保存方法を比較します。AILEXを含む候補について、確認できた機能と未確認の項目を分け、実務要件から判断します。

AI提供事業者への照会は、漠然と安全かを尋ねるより、情報の流れと管理責任を具体的に確認する方が有用です。回答の適用範囲と根拠を記録し、営業説明と契約上の条件を区別して評価します。

AI利用では入力、生成結果、会話履歴、内部の確認記録が別々に残ります。それぞれの保存目的と必要期間を整理し、削除したつもりの複製や、残すべき判断根拠の消失を防ぐ運用を考えます。

「学習に使わない」という説明だけで情報管理が完了するわけではありません。利用する契約と設定を特定し、モデル改善、監視、サポート、保存の条件を分けて確認する手順を整理します。

AIサービスの国内向け表示だけでは、すべての情報が国内で処理されるとは判断できません。処理場所、保存先、サポート、再委託の範囲を整理し、対象情報に適した利用条件を責任者が確認します。

リンクが付いていても、そのページに主張を支える記述があるとは限りません。出典の実在、発行主体、該当箇所、対象時点を順に確認し、AIの説明と原資料の内容を対応させます。