提出用ファイル名を分かりやすく揃える
ファイル名は内容を識別する手掛かりですが、長く情報を詰め込みすぎると読みにくくなり、機密を露出することもあります。TreeeSの利用可能文字や名称の制限は正式案内で確認します。
最初に整理すること
ファイル名は内容を識別する手掛かりですが、長く情報を詰め込みすぎると読みにくくなり、機密を露出することもあります。TreeeSの利用可能文字や名称の制限は正式案内で確認します。内部では書面の種類、順序、版を識別できる命名ルールを作り、提出用と作業用を区別します。
具体的な準備手順
命名に含める項目を決め、日付は作成日か提出予定日かを統一します。証拠番号を含める場合は目録と一致させます。氏名や病名など機微情報をファイル名へ必要以上に入れず、案件を識別する内部番号で足りるか検討します。「最終」「最終２」を重ねる代わりに版管理を別に行います。
担当者が確かめるポイント
一覧表示で先頭が似た名前ばかりにならないか、並び順が意図どおりかを確認します。名称を変更しても中身が変わったわけではないため、最終的にはファイルを開いて確認します。拡張子を文字列だけで変更して形式変換したと思わないように教育します。
例外が起きたときの扱い
正式な制限に合わない場合は、元ファイルを残して提出用コピーを命名し直し、対応表を更新します。複数の資料を同じ短縮名にしないよう識別性を確認します。提出後に名称の誤りに気づいた場合も、自己判断で再提出せず、影響と必要な対応を責任者が判断します。
具体例で点検する
同名ファイルを別の依頼者から受領したときは、受領元を内部台帳で区別します。提出用の短い名称へ変えても元の所在を辿れる対応を残し、名前だけで資料を取り違えないようにします。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文61、113、126ページでは、次の点を確認できます。提出フォーム全般や書証の容量上限には「調整中」の箇所が残っています。一方で書証と参考データには別の拡張子例が示されており、任意のファイルをどのフォームでも使えるという意味ではありません。容量、種類、保護状態を一組で確認し、本番時の最新条件が暫定資料と異なる場合には新しい条件へ点検表を更新します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 命名項目と日付の意味を統一する
- 機微情報を必要以上に入れない
- 名称と中身を照合する
- 改名時に対応表を更新する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文61、113、126ページ。2026年10月10日確認 ↗
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承認済みの版を提出するための管理方法
内容を確認した後に別の人が修正すると、承認した版と提出する版がずれることがあります。TreeeSの提出履歴に頼る前に、事務所内で承認対象を特定する仕組みを整えます。
記事を読む 書類・証拠提出Word等からPDFへ変換した後の確認
編集用文書で問題がなくても、PDF化すると改ページ、図表、フォント、脚注の位置が変わることがあります。TreeeSが受け付ける形式は正式案内で確認するとして、PDFを提出候補にする場合は変換後の確認を独立した工程にします。
記事を読む 書類・証拠提出紙資料をスキャンするときの基本工程
紙資料の電子化では、読みやすさだけでなくページの欠落、重なり、裏面の見落としを防ぐことが重要です。TreeeSの受入条件や裁判所の指示に従いながら、原本とスキャン結果を対応させます。
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