TreeeSとmintsの違い：経験を生かして手順を分ける

共通するのは業務上の注意

提出先、事件、ファイル内容、提出結果を確認するという基本は、システムが変わっても重要です。mintsで誤版提出を防ぐために行っている読み合わせや担当分担は、TreeeS準備の参考になります。ただし、同じボタン名や通知方式が採用されると決めつけた手順書は作らず、確認の目的を中心に引き継ぎます。

改めて確かめる項目

アカウント、事件の紐付け、提出済み記録、通知履歴、納付情報について、それぞれ移行の扱いを確認する欄を設けます。同じメールアドレスが関係する改修計画があっても、アカウントや記録全体の自動移行を意味するわけではありません。移行済みと扱うには、対象と結果を確認できる案内や証跡が必要です。

利用中の案件を先に守る

新しい仕組みを学ぶ際も、現在の案件の提出経路や期限管理を独断で変更しないことが基本です。既存事件と新規事件で案内が異なる可能性も想定し、案件台帳に現在の経路を明示しておきます。過去の資料は参考用、当該案件の指示は運用用として区別すると、古い手順の誤適用を見つけやすくなります。

比較表を育てる

比較表の列は、mintsでの現行運用、TreeeSで確認済みの扱い、未確認事項、確認元とします。「ほぼ同じ」という評価だけでは、引継ぎ時に困ります。たとえば提出結果の保存では、何を保存し、誰が確認するかまで書いてください。差が明らかになった項目から、研修資料と日常のチェック表を更新します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、mints経験者が従来の完了確認だけで引継ぎを終えたというものです。改善例では、確認目的は再利用し、画面名と保存する情報はTreeeS資料と突き合わせた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「旧手順、確認目的、新手順の出典、差分」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「旧マニュアルなしで必要な確認ができるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「移行済みという口頭説明だけで終了しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。