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登録・権限

本人確認、代理人・事務職員の役割、アクセス管理。

導入準備では、誰がTreeeSを使う予定なのかを先に可視化します。担当弁護士、事務職員、情報管理担当者を一つの名簿に載せても、同じ操作を認めるとは限りません。

TreeeSの登録準備で先にできるのは、正しい本人・所属情報を揃えることです。公開セルフトレーニング環境には、利用者種別ごとの登録を説明する暫定操作マニュアルがあります。

士業者としての登録と、特定事件で代理人として行為できることは別の確認事項です。TreeeSの調達資料には士業者登録に関する改修が記載されていますが、その記述だけで資格確認が自動完了するとはいえません。

登録に使うメールは、日常の連絡先であるだけでなく、重要な案内や本人確認に関係する可能性があります。TreeeSの最終運用でどの通知がメールに届くかは公式案内で確認が必要です。

氏名表記の違いは、同姓同名の取り違えや資格情報との不一致につながります。旧姓、通称、外字、長音、空白などが混在していても、文字を一律に置換すれば解決するとは限りません。

移行期にはmintsとTreeeSの案内が同時に届く可能性があります。似た役割のサービスでも、登録状態、利用できる事件、画面上の通知を同じものとして管理すると誤認を招きます。

電子提出では操作の担当者と法律上の判断者を区別して管理する必要があります。事務作業を分担するために本人のログイン情報まで共有すると、誰が何を確認したか追いにくくなります。

全員が全事件を閲覧できる状態は便利に見えても、職務上必要な情報の範囲が曖昧になります。TreeeSが提供する役割名や権限設定の詳細は正式案内の確認が必要です。

同じ事務所に所属していることと、ある事件の資料を扱う必要があることは一致しません。TreeeS導入を機に、事件単位で主担当、補助担当、代替担当を確認すると、登録後の権限不足や担当外閲覧に気づきやすくなります。

事務職員による補助は、書面の取りまとめや形式点検を安定させる重要な役割です。一方で、補助作業の担当と法的な提出判断を曖昧にすると、誤りを発見しても止められない流れになります。

複数の弁護士や事務所が関わる事件では、全員が同じ資料を持っていても提出担当が決まっていないことがあります。TreeeSへの登録や閲覧が可能であることと、誰が対外的な作業を担うかは別問題です。

複数の支店・拠点がある事務所では、利用者の所属表記と実際の担当場所が一致しないことがあります。登録や問い合わせを各拠点に任せきりにすると、同じ人を重複管理したり、変更連絡が一方にしか届かなくなったりします。