承認済みの版を提出するための管理方法
内容を確認した後に別の人が修正すると、承認した版と提出する版がずれることがあります。TreeeSの提出履歴に頼る前に、事務所内で承認対象を特定する仕組みを整えます。
最初に整理すること
内容を確認した後に別の人が修正すると、承認した版と提出する版がずれることがあります。TreeeSの提出履歴に頼る前に、事務所内で承認対象を特定する仕組みを整えます。ファイル名に最終と書くことだけでは、同じ名称の差替えを防げません。
具体的な準備手順
作業中、確認中、承認済み、提出済みの保存場所または状態を区別します。承認時には対象ファイル、更新日時、必要ならサイズやハッシュなどの識別情報を記録します。ハッシュは同一性確認の補助であり、内容の正しさを保証するものではないと位置付けます。
担当者が確かめるポイント
提出担当は承認済みの一覧から選び、コピー後や形式変換後に内容が変わっていないか確認します。Wordで承認してからPDF化する場合は、PDFのページ区切りや文字化けを別途確認します。複数人が同時編集する文書は、承認に回す時点で編集を止める運用が有効です。
例外が起きたときの扱い
承認後に誤りを発見したら、小さな修正でも新しい版として扱い、影響範囲に応じて再確認します。古い承認済み版は誤選択を防ぐ場所へ移し、無言で上書きしません。提出後の訂正は通常の版管理だけでは完了せず、手続上の対応を責任者が判断します。
具体例で点検する
承認後に誤字を一字直した場合も、それが承認された版と同一ではなくなったことを明示します。軽微な修正に見えても、対象版の再確認方法を決め、過去の承認をそのまま使い回しません。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文61–72ページでは、次の点を確認できます。電子提出はフォームの選択、入力、提出内容の確認、完了という流れです。確認画面では提出予定の書面を確認・ダウンロードでき、提出操作後の完了画面に受付番号等が表示される説明があります。アップロードだけを完了と扱わず、フォームから生成される内容を含めて最終確認し、結果と提出対象を対応させます。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 文書の状態を区別する
- 承認対象を特定する
- PDF化後も確認する
- 承認後の修正を再確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文61–72ページ。2026年10月10日確認 ↗
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