AIの入力・出力・ログの保存期間を決める
AI利用では入力、生成結果、会話履歴、内部の確認記録が別々に残ります。それぞれの保存目的と必要期間を整理し、削除したつもりの複製や、残すべき判断根拠の消失を防ぐ運用を考えます。
残る場所を列挙する
AI画面の会話、アップロード済みファイル、端末へのダウンロード、内部共有フォルダ、バックアップを分けて確認します。画面から会話を削除しただけで、すべての保管先から消えたと判断しません。提供者の保存条件と事務所内の保存規程を照合し、情報の種類ごとに残る場所を把握します。
保存目的から期間を決める
事件対応の根拠として残す記録と、作業中だけ必要な一時ファイルでは目的が異なります。必要な保存期間は契約や事件の状況などを責任者が確認し、全データを一律に短期間で削除しません。一方で「いつか使うかもしれない」という理由だけで全文を無期限に複製せず、参照情報で足りるか検討します。
削除の実施を確認する
削除対象、実施日、実施者、確認方法を記録します。同期されたフォルダでは一方の削除が他方へ伝わるため、必要な原資料まで消さないよう範囲を確かめます。バックアップの保持や提供者側の処理に時間差がある場合、直ちに完全消去したとは記載せず、確認できた状態と残る条件を分けます。
例外的な保全を管理する
誤入力の調査や紛争への対応で保全が必要な場合は、通常の削除をどう扱うか責任者が判断します。保全の理由、対象範囲、閲覧者、見直し日を残します。調査を理由に関係のない事件までコピーせず、保全終了後に通常の保存方針へ戻す作業も担当を決めます。
TreeeSへの提出判断と区別する
本記事はAILEX編集部による内部運用の提案であり、TreeeSの標準機能やAILEXの実装済み機能を保証するものではありません。AIの出力を採用するかは担当者が原資料に基づいて判断します。裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）本文71ページも、記載例や初期入力を提出者自身で確認するよう注意しています。AIの使用有無にかかわらず、最終提出版の確認を独立した工程として残してください。
実務チェック
- 情報が残る場所を列挙する
- 保存目的と必要期間を対応させる
- 削除範囲と結果を記録する
- 例外的な保全に見直し日を付ける
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
編集方針・出典の扱いあわせて読む
AI入力の学習利用条件を確認する
「学習に使わない」という説明だけで情報管理が完了するわけではありません。利用する契約と設定を特定し、モデル改善、監視、サポート、保存の条件を分けて確認する手順を整理します。
記事を読む AI活用・AILEXAIの海外処理・再委託の確認表を作る
AIサービスの国内向け表示だけでは、すべての情報が国内で処理されるとは判断できません。処理場所、保存先、サポート、再委託の範囲を整理し、対象情報に適した利用条件を責任者が確認します。
記事を読む AI活用・AILEXAIが示す出典リンクを検証する
リンクが付いていても、そのページに主張を支える記述があるとは限りません。出典の実在、発行主体、該当箇所、対象時点を順に確認し、AIの説明と原資料の内容を対応させます。
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