依頼者へAI利用を説明する項目を整理する
依頼者への説明では、AIという名称だけでなく使用目的、入力情報、確認者、利用しない場合の方法を明らかにします。説明や同意の要否は個別の関係や条件を確認し、何を伝えたかを記録できる形に整えます。
説明対象を具体的にする
文章の誤字確認と、相談資料を使った争点整理では依頼者が気にする点が異なります。利用する作業、扱う資料、外部サービスへの送信の有無、結果を確認する人を分かる言葉で示します。「AIで効率化します」だけで終わらせず、どの段階で人が判断するかを説明し、サービスの能力を過大に約束しません。
未確認の条件を埋めない
入力が学習に使われるか、どこに保存されるか、いつ削除されるかは、利用する契約と設定を確認して説明します。確認できていない事項を「安全」「保存されない」と断定しません。説明文にサービス名だけを書かず契約区分や適用日を管理し、依頼者から質問があった場合に根拠へ戻れるようにします。
意向を実務へ反映する
必要な説明や同意については、契約や職務上の義務、対象情報などを責任者が確認します。依頼者が利用を望まない場合の作業方法と担当も決めます。利用を見送る意向を記録しても、資料を担当者が別のAIへ入れてしまえば反映されないため、案件台帳と入力承認の双方に制約を伝えます。
変更時の再説明を検討する
当初は公開資料だけの利用でも、後から相談記録の入力へ広げるなら説明の前提が変わります。利用範囲、サービス条件、共有先の変更を確認し、追加説明の要否を判断します。説明した資料の版、日時、対応者、依頼者の質問と回答を残し、単に「説明済み」の一欄で済ませません。
TreeeSへの提出判断と区別する
本記事はAILEX編集部による内部運用の提案であり、TreeeSの標準機能やAILEXの実装済み機能を保証するものではありません。AIの出力を採用するかは担当者が原資料に基づいて判断します。裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）本文71ページも、記載例や初期入力を提出者自身で確認するよう注意しています。AIの使用有無にかかわらず、最終提出版の確認を独立した工程として残してください。
実務チェック
- 目的と入力情報を明示する
- 契約条件に基づいて説明する
- 依頼者の意向を作業へ反映する
- 範囲変更時に説明内容を見直す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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