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登録・権限

本人確認、代理人・事務職員の役割、アクセス管理。

電子記録の閲覧範囲は技術的な設定だけで決めるものではありません。事務所の利益相反確認や情報遮断の方針と整合する必要があります。

本人が利用者となる場面で操作を支援する場合、説明を助けることと本人の認証情報を預かることを分ける必要があります。TreeeSの本人利用条件と支援の方法は公式案内で確認し、本人が何を理解し、誰がどの操作を行ったかを曖昧にしない支援を準備します。

法人に関係する利用では、法人の識別情報、代表者、実際の事務担当者が別々の情報になります。TreeeSの暫定マニュアルには法人の登録とＧビズＩＤを用いた経路が示されています。

誰が担当者か分かっていても、なぜその人がその作業を行えると判断したかが残っていないことがあります。TreeeSの画面上で操作できることだけを根拠にせず、事件関係の資格・代理権・内部承認をそれぞれ確認した記録を持つと、変更時にも判断を引き継げます。

アカウントに関する問い合わせでは、状況を詳しく伝えようとして不要な個人情報や認証情報を添付しがちです。TreeeSの正式な問い合わせ先と必要項目を確認し、相手が調査できる情報と送ってはいけない秘密を分けます。

身に覚えのない通知や操作の形跡があっても、すぐに不正利用だと断定できるとは限りません。ただし確認を先送りせず、事実を残して管理担当へつなぐことが大切です。

TreeeSがどのログを利用者へ提供するかは、公開調達資料だけでは確定できません。事務所で検証可能な業務記録を持つには、システムの自動履歴とは別に、重要な判断と確認の記録を設計します。

端末の設定を変更できる管理者が、事件資料を日常的に閲覧する必要があるとは限りません。TreeeSの利用者権限と端末の管理者権限は異なるため、同じ管理者という言葉でまとめないことが大切です。

外部IT業者へ端末やブラウザーの問題を相談するとき、調査のために事件資料を丸ごと渡す必要があるとは限りません。TreeeSの公式サポートと事務所契約のIT支援を区別し、誰がどの問題を扱うのか整理します。

登録を申し込んだことと、実際に必要な操作ができることは同じではありません。TreeeSの正式な状態表示は運用案内で確認しますが、事務所の準備表では状態を段階に分けて記録できます。

利用案内が公開されたら、読んだ人の印象だけで内部ルールを作らず、適用される利用者、禁止される行為、問い合わせ方法などを項目ごとに確認します。TreeeSの調達資料を利用規約の代わりに用いることはできません。

研修に参加した記録だけでは、担当者が必要な判断をできるかは分かりません。TreeeSの公式研修と事務所独自の業務教育を分けて記録し、対象者ごとに足りない学習を見つけます。