権限を確認した根拠を内部に残す
誰が担当者か分かっていても、なぜその人がその作業を行えると判断したかが残っていないことがあります。TreeeSの画面上で操作できることだけを根拠にせず、事件関係の資格・代理権・内部承認をそれぞれ確認した記録を持つと、変更時にも判断を引き継げます。
最初に整理すること
誰が担当者か分かっていても、なぜその人がその作業を行えると判断したかが残っていないことがあります。TreeeSの画面上で操作できることだけを根拠にせず、事件関係の資格・代理権・内部承認をそれぞれ確認した記録を持つと、変更時にも判断を引き継げます。
具体的な準備手順
内部記録には対象事件、担当者、作業範囲、確認根拠、確認日、確認者を記入します。委任状などの機密資料を台帳へ貼り付けるのではなく、安全な管理場所への参照を記載します。裁判所の正式な手続が必要な項目と事務所内だけの承認を区別しておきます。
担当者が確かめるポイント
点検では、根拠が現在も有効か、担当範囲が変更されていないかを確認します。すべての権限を一枚の書面で説明できるとは限らず、資料同士が矛盾する場合は責任者へ戻します。電子記録の閲覧権限と提出判断の権限も同じものとして扱いません。
例外が起きたときの扱い
根拠が見つからない場合は、過去の操作実績だけで追認せず必要な確認を行います。急ぎの業務には正規に対応できる代替担当を検討します。後から資料が揃った場合も確認日を遡って書き換えず、いつ何を確認できたかをそのまま残すことが検証可能な運用につながります。
具体例で点検する
委任契約や内部指示を根拠に担当を割り当てた場合、契約全文を全職員へ配る必要はありません。確認者、確認日、対象業務、原資料の所在を記録し、必要時だけ権限の根拠を遡れるようにします。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文2–3、31–33ページでは、次の点を確認できます。登録の流れは、利用者種別の選択、メールを用いた仮登録、本人・資格確認、本登録として説明されています。法人・士業者にはＧビズＩＤを使う経路もあり、法人／士業事務員アカウントはＧビズＩＤメンバアカウントに限るとされています。内部の職名だけで種別を決めず、実際に選ぶ登録経路と必要な確認を照合してください。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 作業範囲と根拠を対応させる
- 根拠資料は参照で管理する
- 内部承認と対外手続を分ける
- 確認日を遡って書かない
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文2–3、31–33ページ。2026年10月10日確認 ↗
あわせて読む
利用者情報の問い合わせを安全にまとめる
アカウントに関する問い合わせでは、状況を詳しく伝えようとして不要な個人情報や認証情報を添付しがちです。TreeeSの正式な問い合わせ先と必要項目を確認し、相手が調査できる情報と送ってはいけない秘密を分けます。
記事を読む 登録・権限不審な利用に気づいた際の初動を決める
身に覚えのない通知や操作の形跡があっても、すぐに不正利用だと断定できるとは限りません。ただし確認を先送りせず、事実を残して管理担当へつなぐことが大切です。
記事を読む 登録・権限内部の操作記録に残す項目を決める
TreeeSがどのログを利用者へ提供するかは、公開調達資料だけでは確定できません。事務所で検証可能な業務記録を持つには、システムの自動履歴とは別に、重要な判断と確認の記録を設計します。
記事を読む