事務職員が補助する業務範囲を設計する
事務職員による補助は、書面の取りまとめや形式点検を安定させる重要な役割です。一方で、補助作業の担当と法的な提出判断を曖昧にすると、誤りを発見しても止められない流れになります。
最初に整理すること
事務職員による補助は、書面の取りまとめや形式点検を安定させる重要な役割です。一方で、補助作業の担当と法的な提出判断を曖昧にすると、誤りを発見しても止められない流れになります。TreeeSの補助者向け機能が利用できるかとは別に、内部の作業工程として権限と確認ポイントを明確にします。
具体的な準備手順
補助の範囲を、スキャン、ファイル名整理、目録照合、提出候補の準備、結果記録など具体的な動作で書きます。内容の変更や提出対象の追加は誰の指示が必要かを決めます。委任された作業が正式なシステム操作に含まれる場合は、利用条件で認められる方法を確認してから割り当て、本人アカウントを借りる前提にはしません。
担当者が確かめるポイント
点検表では、形式上の不足を見つけたときの差戻し先を明記します。たとえば証拠番号が抜けている、別事件のファイルが混ざる、閲覧できないPDFがある場合は、補助者が勝手に補完せず保留できるようにします。最終確認者は「確認済み」の一言だけでなく、対象ファイル一覧と版を指定して承認する運用が役立ちます。
例外が起きたときの扱い
担当弁護士が不在で疑問点が解消しないときは、代替判断者と連絡経路を使います。急ぎだからという理由で補助者に法的な選択を押し付けないよう、依頼時に期限と優先度を伝えておきます。提出後に修正が必要となった場合の連絡担当も決め、形式点検の担当者を自動的に訂正の判断者にしないことが大切です。
具体例で点検する
事務職員が証拠番号を並べ替えると、主張書面の引用も変わることがあります。単なる整理作業に見える変更でも、番号の再付与は責任者へ戻し、内部補助の範囲を作業の結果まで含めて設計します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文2–3、31–33ページでは、次の点を確認できます。登録の流れは、利用者種別の選択、メールを用いた仮登録、本人・資格確認、本登録として説明されています。法人・士業者にはＧビズＩＤを使う経路もあり、法人／士業事務員アカウントはＧビズＩＤメンバアカウントに限るとされています。内部の職名だけで種別を決めず、実際に選ぶ登録経路と必要な確認を照合してください。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 補助業務を具体的な動作で書く
- 差戻し先を決める
- 承認対象の版を特定する
- 不在時の判断者を用意する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文2–3、31–33ページ。2026年10月10日確認 ↗
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