アカウントの本人利用を守る事務所ルール
電子提出では操作の担当者と法律上の判断者を区別して管理する必要があります。事務作業を分担するために本人のログイン情報まで共有すると、誰が何を確認したか追いにくくなります。
最初に整理すること
電子提出では操作の担当者と法律上の判断者を区別して管理する必要があります。事務作業を分担するために本人のログイン情報まで共有すると、誰が何を確認したか追いにくくなります。暫定マニュアルには事務員アカウントの登録経路が示されています。本記事はその存在を前提に、事務所内で本人利用と補助業務を整理するための運用案を紹介します。
具体的な準備手順
まず、書面作成、内容確認、添付の準備、提出操作、結果確認を業務として分解します。補助者ができる範囲は正式な運用で確認し、認められた仕組みを使用する方針を文書化します。ログイン情報を付箋や引継ぎメールに書く慣行があれば、認証情報を渡さずに作業を引き継げる保存場所と確認表へ置き換えます。
担当者が確かめるポイント
運用が守られているかは、秘密情報の提出を求めるのではなく、実際の業務分担をヒアリングして確認します。本人が不在のとき誰の判断で提出を止めるか、補助者が差分を見つけたらどこへ戻すかまで決めます。操作履歴が取れるかどうかとは別に、提出版を誰が承認したかを事務所内の記録として残せるようにします。
例外が起きたときの扱い
急ぎの提出で本人が操作できない場合も、共通パスワードで一時しのぎする前提は作りません。資格と権限のある代替担当の選定、公式窓口への確認、利用できる別の手段の検討を行います。代替の可否は事件ごとに判断し、操作できたことだけで適切な代理権があるとみなさないようにします。例外対応は日時と判断者を残して見直します。
具体例で点検する
担当者の不在時に同僚が本人名義でログインする前提をなくすため、承認済みファイルと承認理由を共有可能な場所に残します。操作の代替者が誰かと、その人に認められた利用経路の両方を確認します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文2–3、31–33ページでは、次の点を確認できます。登録の流れは、利用者種別の選択、メールを用いた仮登録、本人・資格確認、本登録として説明されています。法人・士業者にはＧビズＩＤを使う経路もあり、法人／士業事務員アカウントはＧビズＩＤメンバアカウントに限るとされています。内部の職名だけで種別を決めず、実際に選ぶ登録経路と必要な確認を照合してください。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 作成と提出判断を分ける
- 認証情報の共有を避ける
- 不在時の判断者を決める
- 例外対応の理由を残す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文2–3、31–33ページ。2026年10月10日確認 ↗
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