事件ごとの担当者を登録前に確定する
同じ事務所に所属していることと、ある事件の資料を扱う必要があることは一致しません。TreeeS導入を機に、事件単位で主担当、補助担当、代替担当を確認すると、登録後の権限不足や担当外閲覧に気づきやすくなります。
最初に整理すること
同じ事務所に所属していることと、ある事件の資料を扱う必要があることは一致しません。TreeeS導入を機に、事件単位で主担当、補助担当、代替担当を確認すると、登録後の権限不足や担当外閲覧に気づきやすくなります。この整理は内部の準備であり、裁判所への代理人届出や委任関係の確認を代替するものではありません。
具体的な準備手順
事件台帳の事件識別情報に、現在の受任状況、主担当、補助者、提出の最終確認者を対応させます。過去のメール宛先一覧をそのまま担当者一覧にせず、現在も必要な人かを確かめます。共同受任や担当変更のある事件は、情報共有の範囲を別欄に書き、他事務所との連絡担当と提出担当が誰かを明示します。
担当者が確かめるポイント
担当表は事件名だけでなく裁判所、事件番号、当事者の組合せで照合します。似た事件名、同じ依頼者の複数事件、上級審への移行などでは取り違えに注意します。利用開始後に記録が見えない場合は、すぐにシステム障害と決めつけず、対象事件と担当者の登録状態を確認するための基礎資料として使います。
例外が起きたときの扱い
主担当が離任した事件は、後任の決定と前任者のアクセス見直しを一組で管理します。すべての引継ぎが終わるまで旧担当の範囲を無期限に残すのではなく、未完了の作業を具体化します。裁判所側の手続が必要かは最新案内で確認し、事務所内で担当表を書き換えただけで対外的な変更が完了したと思わないようにします。
具体例で点検する
同姓の依頼者が別の裁判所に事件を持つ例では、氏名だけの担当表は誤りを生みます。裁判所、事件番号、内部案件番号を併記し、委任の範囲を確認してから担当を確定します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文63、106–109、126–130ページでは、次の点を確認できます。既存事件の詳細から進むフォームでは事件番号等が初期入力されます。また、自分と関連付いていない事件でも裁判所と事件番号を特定して提出する説明があります。事件が一覧に見えるかどうかだけで提出先を判断せず、新規か既存か、対象の裁判所・番号・当事者が一致するかを独立して点検します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 主担当と最終確認者を記録する
- 事件識別情報を照合する
- 共同受任の分担を明示する
- 担当変更の内外手続を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文63、106–109、126–130ページ。2026年10月10日確認 ↗
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