複数拠点の事務所で利用者情報を統一する
複数の支店・拠点がある事務所では、利用者の所属表記と実際の担当場所が一致しないことがあります。登録や問い合わせを各拠点に任せきりにすると、同じ人を重複管理したり、変更連絡が一方にしか届かなくなったりします。
最初に整理すること
複数の支店・拠点がある事務所では、利用者の所属表記と実際の担当場所が一致しないことがあります。登録や問い合わせを各拠点に任せきりにすると、同じ人を重複管理したり、変更連絡が一方にしか届かなくなったりします。共通で管理する情報と、拠点で管理する作業を分ける準備が有効です。
具体的な準備手順
本部は利用者台帳の識別情報と変更履歴を管理し、拠点は担当事件と勤務状況を更新する、といった分担を決めます。拠点名は正式名称と略称を対応させ、所在地を登録する場合に使う情報の確認者を置きます。拠点独自のメール転送や代理閲覧があれば、全体の運用と矛盾していないか確認します。
担当者が確かめるポイント
月次など事務所で定めた周期で、異動者と休職者を両方の台帳から照合します。集約担当が全事件の中身を見る必要はなく、管理に必要な項目だけを共有します。TreeeS上で組織や拠点をどのように扱えるかは正式案内で判断し、内部の拠点構造がそのままシステムに登録できるとは考えません。
例外が起きたときの扱い
拠点統合や移転の際には、住所、メール、端末、担当者の変更が同時に起きやすくなります。変更項目ごとに完了証跡を残し、一括して「移転済み」にしない運用にします。連絡不能の拠点が生じた場合の代替窓口を確保し、提出待ち事件の所在だけは全体責任者が把握できるようにします。
具体例で点検する
本所と支所で同じ人の連絡先が異なるときは、後から更新された表を機械的に正としません。本人が確認した適用開始日を根拠に統一し、各拠点の控えにも訂正を反映したことを確認します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文33–39ページでは、次の点を確認できます。ユーザ情報管理から登録情報を変更し、確認画面を経て確定する流れが示されています。本人・資格確認が必要な変更と不要な変更で、その後の処理が異なります。またＧビズＩＤ利用者にはTreeeS側で変更できない項目があります。変更依頼を出した事実だけで完了とせず、変更元のサービスと必要な確認を記録します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 本部と拠点の更新範囲を決める
- 正式名称と略称を対応させる
- 異動者を照合する
- 拠点閉鎖時の作業を分解する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文33–39ページ。2026年10月10日確認 ↗
あわせて読む
新任者の利用開始チェックを設計する
新しい担当者に初日から実事件を任せると、利用者登録、権限確認、操作教育のうち何が済んだか分からなくなります。TreeeSの正式な利用開始条件は裁判所の案内で確認し、その上に事務所内の準備チェックを重ねると、未確認の状態を可視化できます。
記事を読む 登録・権限異動・担当替え時のアクセスを見直す
異動時には新しい担当事件のアクセス確保が先行し、以前の担当範囲が残りがちです。必要な資料を引き継ぐことと、過去の記録を継続して閲覧できることを分けて考えます。
記事を読む 登録・権限退職・移籍時に認証情報を引き継がない手順
退職時の引継ぎでは、事件資料や対応状況を渡す必要がありますが、本人の認証情報を後任へ渡すこととは区別します。TreeeSのアカウントが本人の資格と関連する場合の扱いを、事務所のメール停止だけで解決したと考えないことが大切です。
記事を読む