電子提出業務の作業時間測定票のひな形

このひな形を使う場面

作業時間の測定は、速い担当者を選ぶことより、手戻りや待ち時間を見つけることに役立ちます。提出件数だけでは、書面の複雑さや資料の量が異なる作業を比べられません。個人評価と改善調査の目的を混ぜず、短い期間に限定して工程別の時間と原因を記録します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「測定ID／作業分類／対象の難易度目安／資料量／開始・終了／実作業時間／待ち時間／中断／手戻り理由／確認品質／測定条件／改善候補」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

測定ID＝TM-011、分類＝提出前照合、難易度＝所内区分の通常、資料量＝本文と添付計18頁、開始＝10時00分、終了＝10時35分、実作業＝20分、待ち＝10分、中断＝5分、手戻り＝添付の並び確認、品質＝二人目の確認まで完了、条件＝研修用架空資料、改善候補＝資料一覧の順序統一。経過35分を実作業35分と集計しない例です。

確認と差異への対応

測定前に何を開始点・終了点とするかを決めます。承認待ちを作業担当者の遅さとして扱わず、資料の到着待ちや回線の問題なども別に分類します。同じ担当が同じ教材に慣れた後の測定だけで削減率を出さず、対象件数と資料量の分布も見て、実務へ外挿できる範囲を限定します。

保管と見直し

結果の共有は工程単位を基本とし、個人の詳細な行動履歴を無制限に集めないようにします。改善を試すときは品質の指標も残し、確認の省略で短くなっただけではないかを点検します。開始時と改善後で計測条件が違う場合は、その差を書き添えて比較不能な数字を単純な成果として掲載しません。