スキャナー設置場所の確認票のひな形

このひな形を使う場面

スキャナーの設置は処理速度だけでなく、原本の流れと情報の見え方を確認して決めます。受領した紙、読み取り待ち、照合待ち、返却待ちが同じ机に重なると、混入や置き忘れが起きやすくなります。端末との接続条件を満たした上で、作業者の動きと他者の視線を確認する様式です。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「設置候補／担当動線／受領・読取済み置場／同時処理案件数／第三者の視線／電源・配線／接続先／紙詰まり時の扱い／原本一時保管／照合場所／改善担当」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

候補＝執務室奥の共用机、動線＝受領棚から作業机へ移動、置場＝未処理と照合待ちを別トレー、同時案件＝1件、視線＝来客動線から外す、配線＝足元に垂らさない、接続先＝管理端末、紙詰まり＝作業番号を記録して頁を再照合、原本保管＝作業中のみ机上、照合場所＝隣接席、改善担当＝総務。実際の安全条件は設置環境に合わせて確認する架空例です。

確認と差異への対応

機器を置く前に紙の束を模した教材で動線を試します。途中で電話に出た場合や紙詰まりが起きた場合に、何頁まで処理したか分かるかを確かめてください。大型図面、折込、両面、薄紙等の扱いは機器の説明に従い、無理に給紙して原本を傷めないようにします。資料を置く幅と照合する余白も必要です。

保管と見直し

レイアウトが変わった際は写真だけで確認を済ませず、実際の作業を再点検します。画面や紙が入口から見える、処理済み原本が別案件の束へ戻るなどの問題を記録してください。スキャンした電子ファイルの保存先と削除のルールも、設置条件の確認とは別の項目として担当者へ引き継ぎます。