TreeeS準備の予算表のひな形

このひな形を使う場面

導入準備の予算では、必須の環境適合、作業改善の投資、まだ仕様が確認できていない候補を分けます。機器だけでなく、資料整理や研修の所内時間にも負担があります。一度に全ての購入を確定するのではなく、試行結果を見て発注する項目を区別して、予定変更に耐えられる表を作ります。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「費目／必要性／数量／単価根拠／税等の前提／初期・継続区分／所内工数／上限／発注条件／判断者／見積有効日／実績差」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

費目＝スキャン工程の改善、数量＝試用1工程、単価＝見積未取得、初期・継続＝分けて確認、所内工数＝担当2人各3時間、内部計算単価＝仮に3,000円、時間費用見込み＝18,000円、上限＝責任者の判断待ち、発注条件＝既存機器の試用で不足が確認されたとき、判断者＝事務所責任者。3,000円は試算用の架空値で、相場や製品料金を示しません。

確認と差異への対応

支出額と所内時間費用を合算する場合は二重計上がないか確認します。月額費用には利用人数や最低契約期間などの前提を付け、導入時だけの費用とは分けて表示します。見積未取得の項目をゼロ円として総額に入れると安く見えるため、未確定枠として残し、予算の確度も説明します。

保管と見直し

予算承認と購入実行は別の状態として管理し、判断が変わったら理由を記録します。マニュアルの環境情報が更新された際には、端末購入の前提に影響するか見直します。高価な機器を使えば提出が保証されるという説明は避け、必要な性能や具体的に解消する作業上の問題を投資の根拠にしてください。