利用端末の台帳・確認票のひな形

このひな形を使う場面

端末台帳は機器の数を数えるだけでなく、どの担当者がどの環境で作業できるかを把握するために使います。OS、ブラウザ、サポート状況、周辺機器、保存先の方針を同時に点検します。登録した台数を利用可能台数とみなさず、実際の作業確認と管理者による設定確認を分けて残します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「資産ID／利用者又は役割／設置場所／OSと版／ブラウザと版／更新状態／画面条件／周辺機器／保存先／管理者／確認日／改善事項」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

資産ID＝PC-012、役割＝提出前照合、場所＝所内執務室、OS＝Windows 11（詳細版は管理台帳参照）、ブラウザ＝Edge（版は確認日に記録）、更新＝管理者確認済み、画面＝最大化で確認、周辺機器＝共用スキャナー、保存先＝案件別の所内管理領域、確認日＝10月10日、改善＝ダウンロード先の運用説明を追加。架空の構成であり動作保証を示す例ではありません。

確認と差異への対応

公開の暫定マニュアルは印刷1頁に利用環境を示しています。対象環境であることと、所内のセキュリティ設定の下で作業できることは別なので、管理者と担当者の両方で確認します。パスワードや回復コードなどの認証情報は台帳へ記載せず、端末利用者の変更や返却時の更新手順を設けます。

保管と見直し

持出し端末は所在だけでなく管理条件と返却予定を確認します。廃棄予定の端末が実作業に残っていないか、共用機の保存先へ資料が放置されていないかも見直してください。管理番号は継続して使い、修理や交換の履歴を残すと、特定機器だけで発生した問題を調べやすくなります。