翻訳依頼・対照確認票のひな形

このひな形を使う場面

外国語資料の翻訳では、依頼した範囲と返ってきた訳文の対応を明らかにします。資料全体を訳したつもりでも別紙が除かれていた、固有名詞が別の表記になった、という不一致を防ぐのが目的です。翻訳を外部へ依頼する場合の守秘や取扱条件は、使用する資料に応じて先に確認します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「翻訳管理番号／案件／原文の資料番号と版／言語／対象頁と除外範囲／利用目的／固有名詞表／納品形式／確認担当／不明箇所／取扱条件／版対応」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

管理番号＝TR-006、案件＝架空A-04、原文＝資料D-03第2版、言語＝英語から日本語、対象＝本文5頁、除外＝別紙の表は別依頼、利用目的＝担当者の内容確認、固有名詞＝原文表記を併記、納品＝頁対応が分かる形式、確認担当＝佐藤、不明＝略語2件、取扱条件＝委託条件を確認してから提供、版対応＝原文第2版と訳文初稿。提出用として承認済みという意味ではありません。

確認と差異への対応

原文の頁と訳文の対応を確認し、数字、日付、通貨、否定表現、固有名詞など判断に影響する箇所を担当者が点検します。不明箇所を自然な日本語で補わせず、照会事項として残すことが必要です。原文が差し替わった場合は、同名ファイルでも翻訳対象が変わるため、変更箇所と再確認範囲を指示します。

保管と見直し

翻訳の受領記録には納品日、対象範囲、保留事項を残し、完成という言葉だけで処理しません。外部翻訳者への共有履歴も必要な範囲で記録します。TreeeS上の提出に用いる段階では、当該手続の要件と担当者の判断に戻り、所内の対照確認が済んだことを裁判所の形式要件の充足と同一視しないようにします。