実費預り・立替予定の管理票のひな形

このひな形を使う場面

依頼者から預かる実費の見込みと、実際の支出、残額を一つの表で追跡します。予算として確保した金額を納付済みと扱わず、事務所の会計方針や受任時の合意に合わせて使用します。このひな形は所内管理の考え方を示すもので、預り金の会計処理や個別事件の必要費用を決めるものではありません。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「案件／基準日／前残高／今回受領額／受領確認資料／支出予定／支出実績／支出根拠／確認後残額／追加説明の条件／返金等の方針／担当承認」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

案件＝架空A-06、基準日＝10月10日、前残高＝0円、受領額＝30,000円、確認＝入金資料を担当が確認、支出予定＝10,000円、支出実績＝6,000円、根拠＝架空の実費明細E-01、確認後残額＝24,000円、追加説明＝次の支出見込みが残額を超える前、返金等＝合意内容と最終精算時に確認。全て架空の数値で、裁判所の手数料額の例示ではありません。

確認と差異への対応

残額の計算は受領確認済みの額から実績支出を引き、予定支出は別に表示します。予定額も控除した「使用可能見込み」を作る場合には、その列名と計算方法を明示してください。返金や他案件への充当について、表の計算だけで実行を決めず、依頼者との合意と所内の承認手順を確認します。

保管と見直し

入金や支出の訂正は元の行を消すだけで済ませず、訂正理由と照合資料を記録します。残額の説明を依頼者へ出す際は、基準日と確認待ちの項目を添えます。金額を扱う表には入力者以外の確認を入れ、合計が合うだけでなく費目と案件が合っているかも点検してください。