事件費用の会計引継ぎ票のひな形

このひな形を使う場面

事件担当者が把握する納付等の状況と、会計担当者が行う計上・精算をつなぐ票です。金銭に関する画面を見たこと、支払処理をしたこと、結果を確認したことは区別して記載します。同じ依頼者の複数事件をまとめて処理すると取り違えやすいため、所内番号と対象事件の対応を残します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「引継ぎ番号／所内案件／対象事件／費目／金額と根拠／支払予定・実績の区別／確認資料／支払元／依頼者請求の扱い／会計処理状況／差異／双方確認」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

引継ぎ番号＝AC-013、案件＝架空A-05、対象事件＝担当者の管理表を参照、費目＝実費の立替、金額＝8,000円（架空の計算例で実際の手数料額ではない）、状態＝結果資料の照合待ち、支払元＝所内立替予定、請求扱い＝受任時の合意を確認、会計処理＝仮メモのみ、差異＝なしと未確認を区別、事件担当＝山田、会計担当＝鈴木。

確認と差異への対応

会計担当へ渡す資料には対象費目と金額の根拠が読み取れる箇所を含めますが、事件内容の全てを渡す必要があるとは限りません。実績額が予定額と違う場合は差額だけを計上せず、変更の理由を確認します。納付に関する法的な効果や不足の判断は、会計処理の担当範囲と分けて対象事件の責任者へ確認します。

保管と見直し

引継ぎを送った状態と会計が受領・処理した状態を別欄にします。月をまたぐ場合は計上月、実際の支払日、依頼者への精算時期を混同しないようにしてください。公開マニュアルの手数料・保管金の説明を参照する場合も、画面記録と所内会計帳簿は目的の違う資料として対応を付けます。