案件共有フォルダーの構成図・権限表のひな形

このひな形を使う場面

共有フォルダーの地図は、どこに何があるかと誰が扱えるかを一緒に示します。構造だけを整えても、提出済みのファイルを誰でも上書きできれば、過去の状態を説明しにくくなります。逆に権限を絞りすぎると代替担当が作業を継続できないため、資料の状態ごとに目的を定めます。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「領域名／保存目的／対象資料／作成・更新者／閲覧者／承認者／命名規則／基準となる版／関連記録への参照／見直し契機／管理者」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

案件＝架空A-07、領域＝01受領・02作業・03承認済み・04提出控え、受領領域＝受領時の資料と受領票、作業領域＝担当者の原稿、承認済み＝対象版と承認メモ、提出控え＝提出版と確認結果、更新者＝工程ごとに担当を限定、閲覧者＝当該案件担当、管理者＝所内文書担当。番号と名称は提案でありTreeeSのフォルダー仕様ではありません。

確認と差異への対応

アクセス権は実際の設定画面等で確認し、一覧表に書いただけで制限されたと考えないようにします。共同受任や外部委託への共有は所内の同一フォルダー権限をそのまま広げず、対象資料と期間を確認します。同じファイルのコピーを複数の基準版として扱わないよう、参照用のコピーには目的を示します。

保管と見直し

案件終了、担当交代、退職、拠点移動などを権限の見直し契機にします。保存期限や削除時期はこの構成図だけで決めず、事務所の保存方針と対象資料の性質に基づきます。後からフォルダー名を変える際は、引継ぎ文書に書かれた参照先が壊れないよう、対応表と変更日も記録してください。