ファイル命名規則と例外台帳のひな形

このひな形を使う場面

命名規則は短く覚えやすい基本形と、例外の扱いを合わせて決めます。長い名前へ全ての情報を詰めると、入力ミスや切り詰めでかえって識別しにくくなります。ファイル名は内容確認を助ける表示であり、名前が正しいだけで提出先や本文まで正しいと判断しない運用にします。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「規則ID／対象領域／命名要素と順序／日付の意味／版の付け方／状態表示／禁止又は避ける情報／例外理由／承認者／既存名との対応／適用日」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

規則ID＝FN-02、対象＝所内作業領域、基本形＝案件番号_文書種別_作成日_版、記入例＝A007_説明資料_20261010_v02.pdf、日付＝作成日、版＝内容変更時に加算、状態＝台帳で承認状態を管理、避ける情報＝不要な個人情報、例外＝受領時ファイルは原名を台帳に保存、承認者＝文書管理担当、適用＝所内の新規作成資料から。公式のファイル名条件を示す例ではありません。

確認と差異への対応

実際に多い文書を数種類選んで命名し、一覧で並べたときに識別できるか確認します。日付を提出日と誤解しないよう意味を統一してください。ファイルの拡張子を手で変更して形式を変えたつもりになることは避け、変換した場合は変換元と変換後の対応を別に記録します。

保管と見直し

例外が増えたら個別承認を繰り返すだけでなく基本形の見直しを検討します。受領時の原名や提出時の名称を後から一括変更する場合には、過去の一覧との対応が失われないようにしてください。対象手続にファイル条件が示されている場合はその条件を確認し、所内の好みだけで提出用名称を決めません。