提出担当席の環境設定確認票のひな形

このひな形を使う場面

提出担当席では、ログインできるかだけでなく、事件とファイルの確認、結果の保存、問い合わせ時の記録までを行えるかを確かめます。操作中に必要な資料が別端末にしかないと、確認を省く誘因になります。画面、入力、保存先、所内連絡を一つの作業席の条件として点検します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「確認日／席・端末ID／表示状態／入力機器／ブラウザ設定／保存先／参照資料／覗き見対策／離席時の管理／問い合わせ情報／模擬作業結果／残課題」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

確認日＝10月10日、席＝提出席B・PC-012、表示＝最大化で項目を確認、入力＝所内管理のキーボード、保存先＝案件管理領域、参照＝現行の暫定マニュアルと所内手順、視線＝通路側から本文が見えにくい配置、離席＝画面ロック、問い合わせ＝連絡表の参照先を確認、模擬結果＝教材の選択・照合を実施、残課題＝保存後の照合担当を明記。

確認と差異への対応

暫定マニュアルの印刷1頁には、画面内のボタンを用い、ブラウザの戻る・進むやF5等は動作保証対象外である旨が記載されています。普段の閲覧操作と違う点を担当席の簡潔な注意書きに反映します。拡大・縮小した際は、決定ボタンだけが目立って確認対象が見切れていないかを点検してください。

保管と見直し

設定を変更した場合は変更者と理由を記録し、共用席で各人が異なる設定を使うときの戻し方を決めます。パスワードを付箋で貼るような方法を手順化せず、個人ごとの認証と所内の端末管理方針を維持します。模擬作業は架空資料で行い、環境確認だけを目的に実事件の提出を進めることは避けます。