紙と電子の記録を一緒に管理する
電子化が進んでも、紙の原資料や紙で受領した記録が残る場合があります。電子フォルダだけでは把握できない資料の所在を可視化し、二重管理の負担を減らす実務準備を示します。
媒体と内容を区別する
紙があることと、その電子化データがあることを別の状態として記録します。スキャンが存在しても、紙の原資料を処分してよいという意味ではありません。資料の性質と保存方針に応じて、原資料の所在、電子写しの保存先、返還予定を整理します。
共通の索引を作る
媒体ごとに別々の一覧を作ると、全体像が分かりにくくなります。同じ記録台帳に媒体と所在の欄を設け、必要な資料に到達できるようにします。電子化されていない資料にはその理由や予定を付け、担当者が存在を見落とさないようにします。
スキャンの品質を確認する
裏面、付箋、折り込み、カラーの意味がある箇所などを確認します。自動読み取りで抜けや重送が起きる可能性もあるため、ページ数と重要部分を照合します。電子化した日時と担当者を残し、元の紙へ戻って確認できる状態を保ちます。
持出しと返却を記録する
期日や打合せで紙を持ち出す場合は、所在と返却を管理します。紙に書き込んだ内容を電子の作業メモへ反映するかも決めます。電子版だけを更新し、紙の旧版が残り続けることを防ぐため、配付用資料には版や作成日を明示します。
紙の原物の所在も番号で結ぶ
電子化した契約書に内部文書番号を付け、その番号を原物の保管箱や返却記録にも対応させます。スキャンPDFの末尾に説明頁を加える場合は、それが原文の一部ではないことを明示します。紙記録の表示がある文書は、電子本文がないから欠落したと即断せず所在と閲覧方法を確認します。紙を電子化したことから処分可能と考えず、原物の必要性を担当専門職が判断してから保管方法を決めます。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文166–168頁では、証拠一覧の初期表示には選択中の事件が表示され、関連事件は事件選択で追加します。PDF・CSVで一覧を出力できますが、紙記録や閲覧制限などのシール表示は出力されません。また、先頭のチェック欄で選択するのはページ内のデータです。出力物だけで対象範囲や制限表示が完全に引き継がれると考えないことが点検の要点です。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 原資料と電子写しを区別する
- 媒体横断の索引を作る
- 裏面と折り込みを確認する
- 持出しと旧版の整理を管理する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文166–168頁 ↗
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