一覧に見当たらない記録の確認方法
必要な記録が見つからないときは、未提出、表示条件、閲覧範囲、取得漏れなど複数の可能性があります。存在しないと結論づける前に確認すべき情報を整理します。
探している資料を特定する
「あの書面がない」では照会が難しいため、書面名、提出者、想定される日付、関連する証拠番号等を整理します。存在を知ったきっかけが相手方の引用なのか、依頼者からの説明なのかも記録します。名称が不確かな場合は、不確かな点をそのまま伝えます。
表示と権限を見直す
対象事件を取り違えていないか、検索条件等が影響していないかを確認します。閲覧権限や記録の扱いによって表示範囲が異なる可能性もあるため、技術的な検索だけで探し続けません。別の利用者に無断で資料を見てもらう方法で権限の問題を迂回しないことが重要です。
手元の記録も照合する
紙で受領した資料、メールで共有された作業資料、別システム上の記録を確認します。ただし手元に写しがあることから裁判所の記録にも同じものがあると決めつけません。取得元ごとに区別し、記録としての扱いが未確認であることを明記します。
照会後の扱いを記録する
対象と確認経緯を整理して担当窓口へ照会し、回答と次の対応を残します。見つかった場合は台帳へ登録し、必要な内容確認も行います。見つからないまま期日準備を進める必要がある場合は、不足の影響を担当専門職が判断し、推測で内容を補わないようにします。
一覧の種類と表示期間を調べる
以前見た書面がない場合、事件記録の一覧とポータルの提出・受信一覧を取り違えていないか確認します。後者の表示期間に関する説明だけを見て裁判記録自体が削除されたと結論づけてはいけません。事件番号、関連事件、絞り込み条件、提出者を順に点検し、前回の取得履歴と比較します。照会時にはどの画面で何を探したかを添えると、閲覧権限の問題と探索条件の問題を切り分けやすくなります。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文166–168頁では、証拠一覧の初期表示には選択中の事件が表示され、関連事件は事件選択で追加します。PDF・CSVで一覧を出力できますが、紙記録や閲覧制限などのシール表示は出力されません。また、先頭のチェック欄で選択するのはページ内のデータです。出力物だけで対象範囲や制限表示が完全に引き継がれると考えないことが点検の要点です。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 資料を知った根拠を記録する
- 事件と表示条件を確認する
- 手元の取得元を区別する
- 不足が判断へ及ぼす影響を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文166–168頁 ↗
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