同じような記録が複数あるときの整理
同名のファイルが複数あっても、完全な重複とは限りません。提出者、取得経路、付属資料、注釈の差を見比べ、必要な経緯を失わずに整理する方法を説明します。
見た目だけで削除しない
ファイル名やサイズが似ていても、ページや添付部分が異なる場合があります。まず取得経路、取得日、対象事件を確認し、裁判所から取得した物と依頼者から受け取った物を区別します。同じ内容でも出所を記録しておく価値があるため、本文の一致だけで判断しません。
比較対象をそろえる
ページ数、先頭と末尾、重要な記載、添付資料を順に確認します。必要に応じて比較ツールを使う場合も、画像の再圧縮等による形式差と内容差を分けます。ハッシュ値は同一データの比較の助けになりますが、異なる値だから内容が違うと直ちに断定しません。
代表ファイルを決める
完全に重複した作業コピーをまとめる場合は、参照用の保存先を決め、他の取得履歴を台帳へ残します。リンクや起案が古い保存先を参照していないかも確認します。個人の判断で共有領域を一括整理する前に、他の担当者が使っている資料かを確かめます。
記録上の重複は別途確認する
同内容の書面が複数の記録として表示されている場合、所内の整理だけで理由は確定できません。必要なら提出や受付の経緯を担当者へ確認します。裁判所側の記録を勝手に重複扱いして省略せず、引用する際はどの記録を参照したか明確にします。
同一内容でも履歴は異なる
本文が同じPDFでも提出日時、取得経路、詳細情報が違えば、手続の経過を示す意味は異なる場合があります。本文の重複判定と履歴の統合を別の作業にし、元のファイルと対応表を保全します。ハッシュ値が一致する場合も文書の位置付けまで同じとは限りません。容量削減のためにコピーを整理するときは、誰がいつ何を取得したかを残した上で、参照用の代表ファイルを決めます。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文152–156頁では、ファイル詳細からの取得はタブごとの処理で、本体と詳細情報は別ファイルとして出力されます。一覧からはPDF結合や詳細情報の有無を選択します。電子署名付きデータは結合や詳細情報付加によって署名を検証できなくなる可能性があるため、同資料は結合なし・詳細情報なし、又は詳細画面からの個別取得を案内しています。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 取得経路と日付を照合する
- 添付とページを比較する
- 参照先への影響を確認する
- 記録上の重複理由を推測しない
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文152–156頁 ↗
あわせて読む
共有用のマスキング資料を作るときの点検
共有に不要な個人情報を隠す場合、黒い図形を重ねるだけでは情報が残ることがあります。加工の必要性を判断し、元の資料との対応を保ちながら共有版を検証する手順を整理します。
記事を読む 記録・電子送達記録を画面共有する会議の準備
電子記録を会議で見せる際は、対象資料以外の情報が映り込む可能性があります。共有する範囲、閲覧者、録画の扱いを事前に決め、会議後の資料管理までつなげます。
記事を読む 記録・電子送達記録へのアクセス権を定期的に見直す
担当の変更や事件終了後も権限を放置すると、業務上不要なアクセスが残ります。TreeeSの権限操作を決めつけず、システム内と所内保管の両方で確認すべき範囲を整理します。
記事を読む