電子記録の所内保存先を設計する
端末のダウンロードフォルダに記録を置き続けると、探索、権限、引継ぎに支障が出ます。事件単位の保管場所と作業場所を設計し、保存先の分散を減らすための準備を解説します。
保存領域を役割で分ける
取得したままの資料、注釈や加工を行う作業資料、外部共有用の資料を分けます。フォルダの数を増やしすぎず、担当者が迷わず選べる構造にします。事件名だけでは誤りやすいため、内部の事件識別子と対応させ、関連事件も区別します。
アクセスする人を決める
事件担当者、補助職員、システム管理者の役割に応じて必要な範囲を整理します。全事件を全員が閲覧できる状態を当然とせず、担当変更に合わせて見直します。権限が狭すぎて個人の端末へ逃がす運用が生じないよう、例外申請と相談の手順も用意します。
端末内の一時保存を管理する
取得直後は一時フォルダへ入る場合があります。正規の保存先へ移したことと、不要な一時コピーの整理を確認します。同期ソフトにより私用領域へ複製されていないかも点検します。保存場所を案内するだけでなく、実際の初期設定を担当者の環境で確かめます。
容量と復元性を点検する
保管場所の空き容量、バックアップ対象、復元に必要な担当者を確認します。共有領域に置いたから安全と決めつけず、誤削除や障害から戻せるかを模擬資料で試します。TreeeSの保存機能を所内保管の全面的な代わりにできるとは想定せず、必要な記録を管理します。
保存先を役割ごとに分ける
一つの共有フォルダへ原データ、加工版、依頼者配付版を置くと、編集可能なコピーを原記録と誤認します。「取得保全」「所内作業」「配付確定」の領域を分け、作業版だけに編集権限を付ける設計を検討します。フォルダ構成を変えるときは進行中の引用リンクも確認します。個人端末のダウンロードフォルダを正式保存先にせず、移送確認後の一時コピーを誰が整理するかまで決めておくと所在不明を防げます。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文152–156頁では、ファイル詳細からの取得はタブごとの処理で、本体と詳細情報は別ファイルとして出力されます。一覧からはPDF結合や詳細情報の有無を選択します。電子署名付きデータは結合や詳細情報付加によって署名を検証できなくなる可能性があるため、同資料は結合なし・詳細情報なし、又は詳細画面からの個別取得を案内しています。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 取得物・作業物・共有物を分ける
- 担当者ごとの範囲を定める
- 一時保存と私用同期を点検する
- 模擬資料で復元を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文152–156頁 ↗
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