担当交代時に電子記録を引き継ぐ
フォルダの場所を伝えるだけでは、未確認資料や判断の前提は引き継げません。取得状態、参照版、照会中事項をまとめ、新担当者が自分で確認できる状態を作る方法を紹介します。
資料の状態を説明する
取得済み、未取得、精読済み、未確認を一覧で区別します。大量の資料を渡すほど、どこまで進んでいるかが重要です。特に直近の期日に関わる文書と不足している資料を先に示し、引継ぎ後の優先順位が分かるようにします。
判断と根拠を結び付ける
旧担当者の結論だけでなく、参照した文書とページを渡します。異なる主張や未解決の疑問も隠さずに残します。口頭で説明した内容は短いメモにし、記録から確認できる事実と経験上の見立てを分けると、新担当者が再評価しやすくなります。
実際のアクセスを確認する
新担当者の利用資格や権限を公式案内に従って確認し、その人の環境から必要な資料を開けるか確かめます。旧担当者の端末での画面共有だけでは確認になりません。所内保管場所の権限、暗号化資料の取扱い、共有リンクの有効範囲も点検します。
引継ぎを完了判定する
受け取った人が、主要資料の所在、次の作業、照会先を説明できる状態を目安にします。残る課題には担当と確認日を付けます。旧担当者の権限や手元の写しの整理も別途確認し、引継ぎ後に二人が同じ作業を重複して進めることを防ぎます。
引継ぎの受領確認を行う
新担当者が台帳から主要な三文書を探し、原データを開いて引用箇所へ戻れるか試します。前任者の個人フォルダや私的な命名に依存していれば、この段階で分かります。未取得資料、照会待ち、版の不一致は別の引継ぎ事項として担当と次回確認日を付けます。引継ぎ完了の印はファイルを渡した時点ではなく、受け取った側が必要な資料に到達できることを確認してから付ける運用を提案します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 取得状態と優先資料を一覧にする
- 判断の出典を渡す
- 新担当者の環境で開く
- 残課題と旧担当者の保管を整理する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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