委任終了時の記録とアクセスの整理
委任が終わっても、記録の返還、保存、権限変更は個別に確認する必要があります。依頼者への引渡しと事務所の保管を分け、未完了事項を残さない整理の考え方を示します。
終了の範囲を確認する
事件全体の終了、代理人の交代、一部業務のみの終了では扱う資料が異なります。何が終わり、何が継続するかを確認します。裁判所への必要な届出等については担当専門職が確認し、契約上の終了連絡だけでシステム上の関係も変わるとは想定しません。
引渡し資料を特定する
依頼者から預かった資料、裁判記録の写し、事務所の内部検討資料を区別します。契約や適用される規律を踏まえて引渡し範囲を判断し、一覧を作ります。全フォルダをそのまま渡すと、別件の情報や内部注釈が混ざるおそれがあるため、共有用の内容を点検します。
保管の根拠を残す
事務所で継続保存する資料は、目的、期間の考え方、アクセスできる人を整理します。一律にすべて消すことも、無期限にすべて残すことも避け、事件の事情を踏まえて判断します。新代理人への引継ぎがある場合は、未取得資料や照会中事項も伝えます。
アクセス変更を確認する
TreeeS上の関係変更は正式な案内に従って確認します。所内フォルダや共有サービスの権限も別途見直します。引渡しが完了し、必要な保存が確保されたことを確認してから不要な共有を整理し、実施日と残る課題を記録します。
委任終了後の連絡経路を確認する
終任後に通知が届いた場合の連絡先や処理担当を決めておくと、放置と過剰な閲覧を防げます。終了日を所内へ周知し、記録の返還・交付対象と保存義務等を担当専門職が整理します。アカウント自体の継続利用と個別事件への関与は別問題です。所内のアクセスを外したことだけでシステム上の必要な手続が完了したと考えず、当該事件に応じた正式な届出や案内を確認します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 終了する業務の範囲を確認する
- 引渡し資料を一覧化する
- 所内保存の目的を残す
- システムと共有領域の権限を見直す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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