事件終了後の電子記録をまとめる
終局後の整理は、将来の照会や関連事件への備えを作る機会です。最終的な記録の一覧、未確認事項、保存方針をまとめ、進行中の作業資料から保管記録へ移す方法を説明します。
終了を確認する資料を集める
何をもって所内で終了処理するかを担当専門職が確認します。最終的な判断に関係する文書、合意内容、費用の整理等、事件に応じて必要な記録を特定します。画面上の状態だけで残る法的手続や関連業務がないと決めつけないことが大切です。
記録一覧を確定する
取得済み資料の一覧と、取得していない資料の理由を整理します。版が複数ある文書は経緯を残し、保管時に参照する資料を示します。紙の原資料や返還済み資料の所在も記録すると、後日電子フォルダだけを見て不足と誤認することを防げます。
作業資料を選別する
一時的な比較ファイルや重複コピーは保存方針に従って整理します。一方、重要な判断の経緯や依頼者との確認記録は、必要性を判断して残します。担当者が独断で大量削除しないよう、保管責任者の確認を経て処理する方法を提案します。
再開時に読める説明を付ける
事件の概要、保管範囲、重要な参照先、残る課題を短い引継ぎメモにします。事情を知らない担当者が将来見ることを想定し、略称だけで書かないようにします。保存期間の見直しと復元確認の担当も決め、終了後に誰も管理しない状態を避けます。
終了時の不足表を残す
終局時の記録セットに「全部」と付ける前に、未取得、紙のみ、所在照会中の資料を確認します。解決しない項目があるなら、不足内容と理由を明示したまま保管します。確定した書面、費用関係、依頼者への交付物も所在を整理し、将来の照会で探す人を想定した索引を付けます。閉じた後に追加の文書を受領した場合の追補方法を決めると、保管セットが無断で変わる状態を避けられます。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文152–156頁では、ファイル詳細からの取得はタブごとの処理で、本体と詳細情報は別ファイルとして出力されます。一覧からはPDF結合や詳細情報の有無を選択します。電子署名付きデータは結合や詳細情報付加によって署名を検証できなくなる可能性があるため、同資料は結合なし・詳細情報なし、又は詳細画面からの個別取得を案内しています。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 終了判断の根拠を確認する
- 取得範囲と不足を一覧化する
- 作業コピーを選別する
- 将来の照会向けの説明を残す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文152–156頁 ↗
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