記録へのアクセス権を定期的に見直す
担当の変更や事件終了後も権限を放置すると、業務上不要なアクセスが残ります。TreeeSの権限操作を決めつけず、システム内と所内保管の両方で確認すべき範囲を整理します。
誰が関与しているか確認する
事件担当者、共同代理人、補助職員、外部委託先など、記録を扱う人を一覧にします。実際の業務関与と、現在アクセスできる範囲を比較します。名簿だけが古い場合もあるため、責任者が関与の継続を確認し、不要な権限を整理する対象を決めます。
管理範囲を分ける
裁判所側の事件アクセス、事務所の共有フォルダ、外部共有サービス、端末内の写しは別々に点検します。一つの権限を削除しても、他の場所の資料が消えるとは限りません。TreeeSの具体的な変更手続は公式案内に従い、所内で変更できる範囲を明確にします。
変更前に業務継続を確認する
権限を狭めることで直近の期日対応に支障が出ないかを確認します。新担当者が必要な記録へ到達できることを確かめてから旧担当者の整理を進めます。安全のためと称して一律に削除するのではなく、必要性と責任の移転をセットで扱います。
見直しの結果を残す
確認日、確認者、継続または変更の判断、未処理の項目を記録します。システム画面の一覧を保存する場合は機密情報を含む範囲に注意します。定期見直しに加え、退職、担当交代、委任終了などの出来事をきっかけに確認するルールを用意すると実効性が上がります。
権限の棚卸しは実際の人で確認する
退職者だけでなく、応援担当、外部共同代理人、期限付きの閲覧者も対象にします。名簿と共有フォルダ設定を照合し、担当から外れた人に不要なリンクが残っていないか調べます。TreeeS側の事件との関連付けと所内共有権限は別の管理対象として一覧化します。削除したつもりの権限がグループ経由で残ることもあるため、代表アカウントで見える範囲を管理担当者が確認して結果を残します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 関与者と権限を照合する
- 保管場所ごとに確認する
- 新担当者の利用を確かめる
- 変更理由と未処理項目を記録する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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