共同代理人と記録を共有するルール
共同代理人がそれぞれ資料を取得すると、更新漏れや版の不一致が起こりやすくなります。認証情報を共有せず、取得物の所在、確認担当、最新状態を合わせるための協働ルールを提案します。
共通の索引を持つ
各事務所の保存方式が違っていても、事件記録の文書名、日付、証拠番号等の共通項目で対応を取れます。ファイル名を完全に統一することより、相手の参照先へ戻れる索引を作ることが重要です。索引の管理者を決め、追加資料の登録方法を共有します。
取得と確認を分担する
一人が取得して全員が確認したことにする運用では、内容確認の責任が曖昧になります。資料群ごとに精読担当者とレビュー担当者を定めます。正式なシステムの利用資格や権限は各人で確認し、他者のアカウントを借りて作業することを前提にしません。
更新を明示して知らせる
追加や訂正があったときは、変更のあった文書とその影響を短くまとめて共有します。大量の資料を再送すると、どこが新しいか分からなくなります。旧版を参照している起案や争点表がないかを確認し、共同作業の基準となる参照版をそろえます。
担当変更に備える
共同代理人の追加や離脱があった場合、共有領域、手元の写し、未解決事項の取扱いを確認します。全員に永久的なアクセスを残す設計にしないことが重要です。秘密保持と保存の必要性を踏まえた引継ぎを行い、誰が何を保管するかを文書で整理します。
共同代理人間の取得担当を決める
双方が取得する運用なら、一方の台帳が更新されていても他方へ反映されたとは限りません。代表取得者、確認連絡の方法、緊急時の代替者を決め、各事務所の保存先に対応する文書番号を共有します。権限や委任関係が異なる場合は閲覧できる範囲も同じとは扱いません。食い違いが見つかったときはファイル名だけで議論せず、事件、提出日、文書名、頁数の組で比較して差の原因を確かめます。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 共通索引の管理者を決める
- 精読とレビューの担当を分ける
- 変更箇所を特定して知らせる
- 参加者の変更時に共有範囲を見直す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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