代理人の記録アクセスを点検する実務チェック
受任後に必要な記録へ到達できるかは、期日準備の前提です。代理権を示す手続とシステム上のアクセス状態を同一視せず、確認の抜けを減らすための点検項目をまとめます。
受任直後の確認を分ける
委任関係の確認、必要な届出、アカウントの準備、事件記録の閲覧確認を別々の作業として管理します。いずれか一つが終わっても、他が完了したとは限りません。依頼者から受け取った資料だけで事件全体を把握したと思わず、裁判所側の記録との照合計画を立てます。
確認する資料を先に選ぶ
まず直近の期日に関わる文書、これまでの主要な主張書面、証拠一覧など、事件の理解に必要な資料を選びます。取得が難しい資料があれば優先度を付けて担当部署へ確認します。公開済みの暫定マニュアルと自己研修環境で画面操作を確認し、本番の正式案内との違いを点検します。
所内のアクセスを広げすぎない
共同担当者や補助職員が関わる場合でも、業務上必要な範囲と、制度上認められる利用方法を確認します。一人の認証情報を皆で利用する前提は置かず、個別の役割を整理します。閲覧準備を急ぐほど、誰が何を見たか分からなくなる運用を避けることが重要です。
権限の状態を引継ぎ項目にする
交代担当者には、取得済み資料だけでなく、未閲覧の範囲や照会中の事項も渡します。旧担当者の端末で見られたという事実は、新担当者がアクセスできることの確認にはなりません。交代日に短時間の実査を行い、業務継続に必要な資料へ到達できるかを確かめます。
代理人が交代する日の確認
前任者が取得できた記録を後任者も直ちに取得できるとは限りません。交代日、委任関係の確認、システム上の関連付け、所内共有の権限を別々の欄で管理します。代理人本人のアカウントと事務員のアカウントを入れ替えて試す方法は避け、誰に何が表示されたかをそのまま照会します。取得が間に合わない場合の準備も担当専門職が決め、前任者の認証情報を借りて解決しない運用にします。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 届出とアクセス確認を別管理する
- 優先資料を選ぶ
- 所内の利用範囲を定める
- 交代者自身の環境で確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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