週次点検でTreeeS準備の漏れを見つける：未完了を翌週へ残さない
日々の処理では目立たない権限や手順書のずれを、週単位で点検する方法です。件数の報告だけで終わらせず、未解決事項と再発する問題を改善につなげます。
一週間の差分から始める
新規事件、終了事件、担当交代、公式案内の更新、所内手順の変更を一覧にします。前週の一覧をコピーして眺めるだけでは、変化を見落とします。担当者がそれぞれ更新した台帳から差分を集め、利用システムや通知確認の担当が未設定の事件を探します。件数が少ない事務所でも、変化の有無を確認することで空欄を放置しにくくなります。
未完了を具体的に分類する
未完了には、資料不足、案内待ち、担当判断待ち、操作上の問題など異なる理由があります。すべてを「対応中」と書くと長期間残っていても気付けません。理由、最後に確認した日、次の行動を書き、期限に影響するものを先に扱います。外部回答待ちであっても、回答がない場合に誰がいつ再確認するかを決めておきます。
完了した作業も一部確認する
未完了だけを見ると、誤って完了にした作業が残ります。提出結果の参照先が開けるか、承認版と提出対象が一致しているかなど、一定の観点で実績を確認します。全件をもう一度操作する必要はありません。点検対象の選び方と確認範囲を決め、件数が多い週は重要性や変化の大きさを踏まえて対象を広げます。
同じ質問を改善の材料にする
「この事件はどのシステムか」「最終版はどこか」といった質問が繰り返されるなら、個人の注意不足と片付けず、台帳や保存方法を見直します。質問の内容を必要最小限に一般化し、次に迷う人が参照できる手順へ反映します。質問した人の名前を不用意に共有せず、発生条件と改善点に焦点を置くと、問題が報告されやすくなります。
来週までの担当を決める
点検の最後に、誰が何をいつまでに直すかを決めます。修正したという報告だけでなく、別の人がその手順を使って分かるかを確認すると実効性が上がります。例えば旧版書式へのリンクが残っていた場合は、リンク差替えだけでなく、既に保存した職員への周知も対象です。週次点検は継続的な品質管理の提案で、公式に定められた点検周期ではありません。
実務チェック
- 前週からの変化を集める
- 未完了の理由と次の行動を書く
- 完了実績も対象を決めて確認する
- 改善担当と確認日を決める
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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