TreeeS運用の月次レビュー：処理件数より確認の質を見る
導入準備や運用改善の成果を、提出件数だけで評価すると、確認を省く行動につながることがあります。安全に仕事が引き継げるかを含めた、月次レビューの見方を整理します。
目的に合う観察項目を選ぶ
まず、誤版提出の防止、通知確認の継続、担当不在でも進む手順など、事務所が改善したいことを決めます。その目的に対応して、確認待ち件数、手順の質問件数、差戻しの理由、引継ぎに要した時間を観察します。数値を多く集めること自体を目的にしないでください。記録の負担が大きい指標は、使い道を確かめてから導入するのが現実的です。
分母と対象をそろえる
提出準備の件数と実際の提出件数、ファイル数と事件数を混ぜると、改善したように見えても比較できません。何を一件と数えるか、対象期間、除外する作業を定義します。mintsとTreeeSが関わる場合は、システムの違いだけでなく事件の難しさや資料量も考慮します。単純な速さの比較を、そのまま担当者の能力評価へ結び付けないようにします。
報告が増えた理由を調べる
ヒヤリハットの件数が増えても、必ずしも品質が悪化したとは限りません。報告方法を整えたことで、従来見えていなかった問題が記録されることがあります。件数の増減に加え、発生段階、検出できたタイミング、実際の影響を確認します。提出前に見つかった問題を隠した方が成績がよくなる仕組みは、改善の目的に反します。
改善を一つずつ試す
複数の手順を同時に変更すると、何が効いたのか判断しにくくなります。例えば承認版の保存場所を統一したなら、誤版を探す時間や確認者の迷いが減ったかを観察します。短い期間の試行でも、対象業務と条件を記録すれば次の判断に役立ちます。新しい手順が他の作業を遅らせた場合も、効果だけでなく負担としてレビューへ含めます。
翌月の判断を記録する
継続、変更、停止という判断と理由を残します。予定どおりに進まなかった施策を惰性で続けず、公式案内の更新や事務所の人数変化を踏まえて見直します。集計表には個別事件の機密を必要以上に載せないようにします。月次レビューは内部改善の提案であり、TreeeSの稼働率やサービス品質をこの資料だけで評価できるものではありません。
実務チェック
- 観察項目の目的を決める
- 件数の単位と分母をそろえる
- 報告増加の背景を確認する
- 継続・変更・停止の理由を残す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
編集方針・出典の扱いあわせて読む
少人数事務所のTreeeS準備：無理なく確認を分ける
弁護士と職員が少人数の事務所では、大きな組織と同じ役割表を置いても機能しません。兼務を前提に、重要な確認を省かず継続できる業務設計を考えます。
記事を読む 事務所の実務大規模事務所のTreeeS導入：部門ごとの違いを管理する
人数が多い事務所では、同じシステムでも部門によって資料の保存や承認方法が異なります。共通化する部分と事件特性に合わせる部分を分け、全所展開する際の確認点を整理します。
記事を読む 事務所の実務複数拠点でTreeeS準備をそろえる：遠隔でも確認を途切れさせない
本店・支店や複数オフィスで案件を扱うと、紙の原本、電子ファイル、通知担当が別の場所に分かれます。場所をまたぐ引継ぎに必要な情報と確認方法を整理します。
記事を読む