大規模事務所のTreeeS導入：部門ごとの違いを管理する
人数が多い事務所では、同じシステムでも部門によって資料の保存や承認方法が異なります。共通化する部分と事件特性に合わせる部分を分け、全所展開する際の確認点を整理します。
共通ルールの範囲を明確にする
提出先の照合、権限付与、承認版の識別、提出結果の保存など、全所で守るべき原則を先に決めます。これに対し、レビュー人数や内部フォルダの細部は事件の規模に合わせた運用が必要な場合があります。すべてを一つの詳細手順へ押し込むと例外が隠れます。共通原則、部門の補足、個別事件の決定という階層にして、矛盾があれば相談できるようにします。
部門の代表者をつなぐ
各部門に窓口を置き、中央の導入担当が集めた公式情報を展開します。代表者が独自に仕様を解釈して断定しないよう、根拠資料と未確認事項を一緒に共有します。問い合わせは中央で類型化し、回答が他の部門にも影響する場合だけ全所へ広げます。個別事件の機密を含む質問は、必要な関係者へ限定した別経路で扱います。
権限の過剰な付与を防ぐ
人が多いほど、念のためという理由で閲覧者が増えることがあります。TreeeSで利用できる正式な役割を確認したうえで、事務所内の記録保存先も含め、業務に必要な範囲を整理します。部門異動や共同受任の終了時には権限を見直します。アクセスできることを業務上閲覧してよいことと同一にせず、利用目的を管理する仕組みが必要です。
試行部門の経験を全所へ移す
最初に経験した部門の手順をそのまま全員へ配るのではなく、その部門の事件量、担当人数、既存ツールに依存する部分を確認します。例えば二人での照合が前提なら、別拠点で同じ確認ができるかを試します。試行報告にはうまくいった条件も記載し、条件が違う部門が調整できるようにします。成功例だけを紹介して未解決の問題を隠さないことが大切です。
変更の到達を確認する
全所メールを送っただけでは、全員が新しい手順へ切り替えたか分かりません。対象者を決め、重要な変更は理解確認や実務での点検を行います。旧版へのリンクや印刷物も更新対象です。部門間の違いをなくすことそのものより、どの違いが認められ、何を共通に確認するかが分かる状態を目指します。
実務チェック
- 共通原則と部門補足を分ける
- 質問と回答の対象範囲を管理する
- 異動時に権限を見直す
- 変更が現場へ届いたか確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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