少人数事務所のTreeeS準備：無理なく確認を分ける
弁護士と職員が少人数の事務所では、大きな組織と同じ役割表を置いても機能しません。兼務を前提に、重要な確認を省かず継続できる業務設計を考えます。
人数ではなく確認の段階を分ける
小さな事務所でも、原稿作成、提出承認、操作実施、結果確認という段階は分けて記録できます。一人が複数の段階を担当する場合、作業の切替えを明示し、直前の思い込みで確認を済ませないようにします。別の人が確認できる部分は事件名、提出先、版、添付の対応などに絞ります。全作業を二人で繰り返す必要はありません。
必須の台帳を絞り込む
事件台帳、提出状況、通知の確認状況を複数の表へ重複入力すると、小規模な事務所では更新が止まりやすくなります。一つの一覧から必要な記録の保存先へたどれる構成を検討します。ただし期限判断や提出結果を、単なるチェック印だけに縮めないことが重要です。どの情報を確認したかが分かる最低限の根拠を残します。
不在の日を具体的に想定する
例えば弁護士が終日外出し、職員も半日不在になる日を想定します。誰が通知を確認するか、緊急時にどの連絡手段を使うか、操作が必要な場合の権限はどうするかを事前に決めます。アカウントの貸し借りで穴を埋めるのではなく、公式に認められた役割や事務所内の体制を確認します。対応できない時間帯を見える形にすることも準備です。
手順書は一枚から始める
長い説明書を独自に作るより、公式案内の参照先、提出前の確認事項、提出後の記録先、困ったときの連絡先を一枚にまとめます。画面操作は最新の公式資料を参照し、事務所独自の決め事を補足します。紙で机上に置く場合は版と更新日を表示し、古いものを回収する担当を決めます。短くても出典と担当が分かる資料が役立ちます。
規模が小さい強みを生かす
少人数なら、迷った場面をその日のうちに共有し、手順を修正しやすい面があります。ただし口頭で伝わることに依存すると、休暇や交代のときに困ります。決めた内容を短く記録し、次の同じ作業で実際に使えるか試します。新しい道具を増やす前に、既存の保存場所と確認方法を整理することから始める方法を提案します。
実務チェック
- 兼務でも確認段階を分ける
- 重複入力を減らす
- 不在の日の対応を決める
- 短い手順書に版と担当を付ける
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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