共同受任事件のTreeeS準備：複数の代理人で提出を調整する
共同受任では、それぞれの事務所が別の版を持ち、同じ書面を重複して準備することがあります。代理人間で提出担当と確認範囲を明確にする、実務上の調整方法です。
提出を担当する人を明示する
共同で書面を作成していても、誰が提出操作を行い、誰が結果を確認するかを決めます。「手の空いた側で対応」とすると、重複提出や未提出の原因になります。事件ごとの取り決めに、対象書面、提出予定、最終承認者、操作担当を記載します。実際に可能な登録や権限、通知の扱いはTreeeSの公式案内と事件の運用を確認してください。
承認する版を一致させる
双方がメール添付で修正を返し合うと、どちらの変更が採用されたか分からなくなります。共有方法を決め、承認時にはファイル名だけでなく版番号や保存先を指定します。承認後に一文字でも変更した場合、再確認が必要な範囲を判断します。最後に送られたメールの添付が自動的に提出版になる、といった暗黙の運用をなくすことが有効です。
証拠の対応を別に確認する
本文に引用する証拠と、添付するファイル、証拠説明の内容が一致しているかを分担して確認します。一方の事務所が証拠を追加した場合、もう一方の本文の引用も更新が必要です。分担表には確認対象と結果を残し、全員が同じ項目だけを見て他が空白になることを防ぎます。具体的な証拠番号の扱いや提出形式は、適用される手続の案内に従います。
通知と提出結果を共有する
操作担当者が結果を確認したら、他の代理人へ必要な範囲で報告します。共有するのは単なる「済」の連絡だけでなく、対象書面、操作日時、確認できた結果、保存先です。送達や期限に関わる情報は、別途担当弁護士が内容と効力を確認します。通知が誰か一人に届くと想定せず、実際の役割・設定と代理人間の連絡方法を確かめます。
委任関係の変更時に見直す
共同受任の開始・終了や担当変更があれば、書類共有とシステム権限を再確認します。過去の参加者へ自動で資料が流れ続ける設定がないかも点検します。権限の削除や変更には公式手順がある場合、その方法に従います。事務所間の取り決めは裁判所側の登録を当然に変更するものではないため、内部連絡と正式な手続を別に管理することが重要です。
実務チェック
- 書面ごとに提出担当を決める
- 承認版の識別方法を統一する
- 証拠と本文を横断して確認する
- 参加者変更時に共有範囲を見直す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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