複数拠点でTreeeS準備をそろえる：遠隔でも確認を途切れさせない
本店・支店や複数オフィスで案件を扱うと、紙の原本、電子ファイル、通知担当が別の場所に分かれます。場所をまたぐ引継ぎに必要な情報と確認方法を整理します。
資料の所在を一か所で追えるようにする
紙の原本が本店にあり、提出用データは支店が作成するような場合、何がどこにあるかを台帳に残します。ファイルの保存場所だけでなく、原本保管者、電子化した日、確認者を記録すると、追加確認が必要なときに連絡先が分かります。各拠点で同名の最終版を作らないよう、正式に承認された版の所在を一つに定めることが重要です。
確認の受渡しを明示する
チャットに「お願いします」と送るだけでは、相手が引き受けたか分かりません。依頼内容、期限、対象ファイル、必要な確認範囲を示し、受領と完了を区別します。例えば本店が内容を承認し支店が操作する場合、支店は承認後のファイルを受け取ったことを確認します。どちらかが修正したら、以前の承認がどこまで有効かを見直します。
拠点ごとの環境差を確認する
回線、端末、画面の大きさ、スキャナ、利用するブラウザーが違うと、同じ作業でもつまずく場所が変わります。最終的な推奨環境は公式案内で確認し、事務所内では各拠点の実際の環境を一覧にします。障害時に別拠点へ操作を依頼する場合も、必要な権限や資料がそろっているかを先に確認します。単に別の回線があるだけでは代替体制になりません。
通知担当の境界を決める
事件を担当する拠点と通知を確認する拠点が異なる場合、受け渡しが一段増えます。誰がどの時間帯に確認し、事件担当へどう知らせるかを定めます。通知を転送したことと、担当弁護士が内容を確認したことは別に記録します。拠点ごとの休日や勤務時間の違いも踏まえ、片方だけが把握している未処理事項が残らない方法を選びます。
全拠点を使う訓練を行う
机上訓練では、一つの拠点が使えない状況を想定し、別拠点が必要な資料と連絡先を見つけられるかを試します。本番の裁判手続へ架空の資料を送る必要はありません。訓練で移せなかった作業を記録し、紙原本や限定権限が原因なら、別の対応方法を検討します。遠隔であることを理由に確認を省かず、受渡しの証跡を短く残す運用が役立ちます。
実務チェック
- 原本と電子版の所在を記録する
- 依頼・受領・完了を分ける
- 拠点ごとの環境を確認する
- 別拠点へ引き継ぐ訓練を行う
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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