外部の弁護士とTreeeS準備を進める：情報共有の境界を決める
外部の弁護士へレビューや一部業務を依頼する際は、共同受任なのか内部作業の支援なのかで必要な情報が異なります。依頼範囲とアクセス範囲を一致させる準備方法です。
依頼する仕事を文書化する
書面のレビュー、法令調査、証拠の整理など、何を依頼するかを具体的にします。外部の弁護士が関与していることだけを理由に、事件記録全体へのアクセスを渡す必要はありません。裁判所のシステム上で可能な立場や権限は別途確認します。所内の業務依頼と、事件の代理人としての登録を混同しないことが出発点になります。
必要な資料だけを渡す
レビューに必要な本文と引用証拠を特定し、無関係な依頼者情報や別事件の資料が含まれないかを確認します。共有方法は事務所が承認するものを選び、利用者、期限、再共有の可否を決めます。ファイルを暗号化するだけでは、誰がいつ利用するかは管理できません。送付先を確認し、資料の受領と作業開始の連絡を残す運用を提案します。
修正案と承認版を分ける
外部から返されたファイルは、提案された修正を含む作業版として扱います。そのまま提出対象にせず、事件担当弁護士が採否を決めます。例として、引用証拠の追加提案があった場合、本文だけでなく証拠一覧や提出対象の整合も確認します。依頼先が確認した範囲を明示してもらい、確認していない事項まで承認済みと受け取らないようにします。
疑問への回答を一か所へ残す
複数のメールで質問と回答が分散すると、どの前提が変更されたか追いにくくなります。質問、回答、参照資料、採用した判断を対応させて残します。回答が事件の方針に関わる場合は担当者が確認し、関係する原稿へ反映します。口頭の相談も必要な要点だけを記録し、外部協力者に不必要な全所情報が流れない共有範囲を保ちます。
作業終了時の扱いを確認する
依頼が終わったら、共有リンクやアクセス権、依頼先に残る資料の取り扱いを確認します。保存や削除について合意した条件があれば、それに沿って実施状況を記録します。将来また依頼する可能性があるという理由だけで、無期限に閲覧を許す運用は見直します。TreeeS側の権限変更と、事務所内の共有ストレージの権限変更は別々に確認する必要があります。
実務チェック
- 依頼範囲を限定する
- 資料と共有先を確認する
- 外部レビューを最終承認と区別する
- 終了時にアクセスを見直す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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