事件担当が交代するときのTreeeS引継ぎ：未処理を見える形にする
担当交代で必要なのは、ファイル一式を渡すことだけではありません。利用システム、提出途中の作業、通知確認、判断待ちを新担当者が再確認できる形にする方法を整理します。
引継ぎの基準時を決める
いつまでの作業を旧担当者が責任を持って確認し、いつから新担当者が扱うかを明確にします。基準時の前後に提出や通知がある場合、誰が処理するかを個別に決めます。「今日から交代」という口頭連絡だけでは、朝に受けた通知がどちらの担当か曖昧になります。基準時と例外の作業を短い引継書に記載することを勧めます。
未処理と判断待ちを優先する
過去の経緯をすべて説明する前に、近い提出予定、未確認の結果、確認途中の通知、裁判所への照会中事項を一覧にします。完了状態でも根拠の保存先を示し、新担当者が必要な記録を開けるかを確認します。ファイルが渡っていても、意味や採用版が不明なら引継ぎは完了していません。空欄は未処理なのか該当なしなのかを区別します。
アクセスを本人の権限で確かめる
新担当者は自分の正式な権限で必要な情報へアクセスできるかを確認します。旧担当者のアカウントを借りて確認できても、新担当者の準備が完了したことにはなりません。TreeeSの役割変更や登録の具体的手順は公式案内に従います。所内のフォルダ、通知経路、共有予定表についても、担当変更が反映されているかを点検します。
読み合わせで認識を合わせる
短時間でも引継書を一緒に確認し、新担当者が次の作業を説明できるかを確かめます。例えば「準備書面は承認待ちであり、提出済みではない」といった状態の理解を合わせます。旧担当者が不在になる前に不明点を洗い出し、事件の方針に関わる質問は弁護士が回答します。資料を大量に送ったことではなく、次の行動が分かったことを完了条件にします。
交代後に短い確認期間を置く
引継ぎ直後の一定期間、旧担当者が受け取った連絡や残った作業を確認する仕組みを設けます。ただし二人が同じ操作を行わないよう、実施者は新担当者など一人に定めます。旧担当者の権限は業務上の必要性に応じて見直し、いつまでも残さないようにします。交代で見つかった不足は、次の引継書の項目へ反映すると改善が続きます。
実務チェック
- 交代の基準時を決める
- 未処理事項を先に引き継ぐ
- 新担当者の権限で確認する
- 次の行動を読み合わせる
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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