紙資料の預かり証・受領台帳のひな形

このひな形を使う場面

紙資料を預かる際は、受け取った物の単位と状態を明確にします。束、冊、枚が混ざる資料では、スキャン後に何が欠けたのか分からなくなることがあります。この様式は受領時の照合と返却時の確認をつなぐもので、原本としての法的評価や証拠価値を決定する様式ではありません。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「預かり番号／案件／受領日／受渡者／資料名／数量単位／頁の確認範囲／原本等の表示／受領時の状態／保管場所／電子化予定／返却条件」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

預かり番号＝P-015、案件＝架空A-03、受領日＝10月10日、受渡者＝依頼者本人、資料名＝契約書ファイル一式、数量＝1冊、頁確認＝通し番号はなく外観のみ確認、原本表示＝依頼者申告では原本、状態＝付箋4枚・一部折込あり、保管場所＝案件別施錠棚、電子化＝担当確認後に実施、返却条件＝作業終了後に返却方法を合意。未確認の頁数を推測して記入しない例です。

確認と差異への対応

受渡しの場で確認できる範囲を記録し、後から数えた結果は追記として残します。留め具や付箋に意味がある場合、読み取りやすさのために勝手に外さないことが重要です。受領証を依頼者に渡す場合は受領側の管理情報を必要範囲に絞り、棚の詳細や内部の解錠情報は含めません。

保管と見直し

電子化した資料には預かり番号を対応させ、紙の所在とデータの保存先が両方分かるようにします。返却対象の一部を裁判所等へ提出した場合は、いつ何を移したかを記録してください。まとめて「返却済み」とする前に、全点が返ったのか、一部を継続保管するのかを受領時の一覧と照合します。