原本返却の明細・確認書のひな形

このひな形を使う場面

原本返却では、返した資料、返却先、返却の根拠となる合意を記録します。スキャンが済んだだけで返却や廃棄の要否を決めず、当該案件での利用見込みと保管方針を担当者が確認します。預かり時の番号を使って一覧を作ると、返却漏れや別案件の資料混入を確認しやすくなります。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「返却管理番号／案件／預かり番号／返却物の明細／数量／除外物と理由／返却先確認／返却方法／発送又は手渡日／受領確認の方法／担当承認／完了日」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

返却管理番号＝R-008、案件＝架空A-03、預かり番号＝P-015、明細＝契約書ファイル1冊、除外物＝なし、返却先＝本人へ別経路で最新宛先を確認済み、方法＝合意した配送方法、実施日＝10月12日予定、受領確認＝配送記録を確認し必要に応じ本人へ照会、承認＝山田、完了日＝未記入。発送予定を受領済みとして記録しない構成です。

確認と差異への対応

梱包前に明細と実物を突き合わせ、紙の裏面、封筒、付箋等を含める範囲も確認します。返却先の連絡が変更された場合には、メール本文の住所だけで変更を確定せず、事務所の本人確認手順で確認します。複数依頼者へ同日に返すときは、机上に一案件分だけを置くなど混入を防ぐ工程を採用します。

保管と見直し

返却の控えと配送等の確認結果は案件記録に対応させ、宛先情報を必要以上に所内へ広げないようにします。受領が確認できない場合は完了欄を保留のままにし、調査状況と担当を記載してください。返却後も保管する電子化データの範囲は別の判断であり、この確認書だけで保存や削除の条件を決めないようにします。