依頼者向け進捗報告書のひな形

このひな形を使う場面

進捗報告は、作業中、確認待ち、提出後の確認済みという状態を曖昧にしないことが目的です。システム上の表示をそのまま貼り付けると、依頼者が法的な意味まで読み込むおそれがあります。担当者が確認できた事実と次の行動を短く並べ、回答が必要な事項だけを目立たせる様式にします。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「報告基準日／案件識別子／前回以降の実施事項／確認できた結果／未確定事項／依頼者への依頼／次の予定／予定の前提／問い合わせ先／担当確認」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

基準日＝10月10日、案件＝架空A-02、実施事項＝提出候補書面の作成と所内確認、結果＝担当者の内容確認まで完了、未確定＝添付資料の最終版、依頼事項＝契約書別紙の所在確認、次の予定＝資料受領後に提出前の照合、前提＝対象事件の案内と担当者の最終判断、問い合わせ先＝受任時に案内済みの窓口。提出した事実が確認できていないため「提出済み」とは書かない例です。

確認と差異への対応

報告書を作った日と、記載する事実を確認した日が違う場合は両方を区別します。今後の見込みには前提を添え、裁判所や相手方の対応時期を所内だけで確約しません。質問が多い案件では、前回の質問への回答と新しい依頼を混在させず、それぞれ番号を付けると返答漏れを見つけやすくなります。

保管と見直し

送付済みの報告を版として残し、元になった提出記録や連絡メモへ所内から参照できるようにします。依頼者への本文には内部の個人端末パスや権限管理情報を含めません。進捗がない期間も、確認待ちの対象と次に確認する契機を説明し、未確認の状態を進展として装わない運用にします。