依頼者向け導入説明書のひな形

このひな形を使う場面

新しい提出環境の説明では、事務所内で変わる作業と依頼者自身にお願いすることを分けます。電子化によって事件の結果や審理期間が保証されるわけではなく、説明書を渡すことと必要な理解が得られることも別です。受任内容、連絡手段、資料の渡し方について個別案件で合意した内容を残すための書式です。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「説明日／案件識別子／説明対象者／担当者／対象手続／現在の提出経路／依頼者に必要な協力／資料受領先／原本保管の依頼／質問と回答／再確認日」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

説明日＝10月10日、案件＝架空A-01、対象者＝依頼者本人、担当＝山田、対象手続＝受任範囲に含まれる書面提出、現在経路＝担当者が対象事件の案内を確認して別紙に記載、協力事項＝資料一覧に沿って資料の所在を回答、受領先＝受任時に合意した連絡経路、原本＝返却・保管方針の合意まで保管、質問＝本人による操作が必要か、回答＝現段階で依頼した操作はない、再確認＝提出経路の変更時。

確認と差異への対応

依頼者に説明を言い換えてもらい、誰が何をするかの理解に食い違いがないか確かめます。「電子化されるので全部お任せ」という理解があれば、資料不足の確認や内容確認は引き続き必要であることを伝えます。依頼者側に操作を求める場合は、このひな形へ一律に追記せず、対象の公式案内と本人の利用条件を確認して個別に説明します。

保管と見直し

説明書の控えには配布した版を残し、後日の訂正は訂正理由を添えて再通知します。録音や署名を常に必須にする書式ではありません。受任時の説明資料に組み込む場合は他の連絡方法の記載と矛盾しないかを確認し、理解が難しい箇所は文章量を増やすだけでなく例を用いて補います。