依頼者資料の受領票と不足照会のひな形

このひな形を使う場面

依頼者から届く資料は、受領した事実、内容を確認した結果、提出に使う判断を分けて管理します。複数のメールや紙袋で届いた資料をそのままフォルダーに入れると、何が不足しているのか説明しにくくなります。受領時点の姿を保存し、後から証拠番号を付ける工程へ確実に引き渡すための票を用意します。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「受領番号／所内案件／受領日時／送付者／受領経路／資料名／点数又は頁数／原本・写しの区別／対応する依頼項目／不足・不鮮明／照会担当／回答状況」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

受領番号＝IN-024、案件＝架空A-01、受領日時＝10月10日14時、送付者＝依頼者本人、経路＝合意済みの連絡経路、資料名＝請求書の画像、点数＝3枚、区別＝写し、依頼項目＝取引金額の確認資料、不足＝2枚目の下端が写っていない、照会担当＝佐藤、回答状況＝再撮影の依頼文案を作成中。受領連絡は「3枚を受領、内容確認は継続中」とし、証拠として十分という評価は記載しません。

確認と差異への対応

受領担当は送付者の呼称だけで案件を決めず、所内番号と依頼内容を照合します。複数資料をまとめたPDFでは頁数と資料点数を混同しないようにしてください。重複した資料もすぐ削除せず、日付や裏面に違いがないか確認します。不足照会は「鮮明なものを送ってください」だけでなく、どの資料のどの部分が読めないかを具体化します。

保管と見直し

受領時のファイルと加工した提出候補を分け、原本の所在欄を維持します。依頼者へ照会票を送る際は、他案件の行が含まれないように一件分を取り出します。回答が来たら不足を解消した資料の受領番号を関連付け、元の不足記録を消さずに解消日を残すと、再度の照会を避けられます。