異動・担当替え時のアクセスを見直す
異動時には新しい担当事件のアクセス確保が先行し、以前の担当範囲が残りがちです。必要な資料を引き継ぐことと、過去の記録を継続して閲覧できることを分けて考えます。
最初に整理すること
異動時には新しい担当事件のアクセス確保が先行し、以前の担当範囲が残りがちです。必要な資料を引き継ぐことと、過去の記録を継続して閲覧できることを分けて考えます。TreeeS内の変更方法は正式な案内で確認し、事務所内の担当変更表と照らして漏れを防ぎます。
具体的な準備手順
異動日を基準に、新担当へ渡す未完了作業、期限のある事件、提出準備中のファイル、通知確認の担当を整理します。旧担当が確認を続ける必要がある場合は、その事件と理由だけを記録します。新しい担当者の利用準備が整ってから旧担当の範囲を見直せるよう、作業順序も設計します。
担当者が確かめるポイント
変更後は、担当表だけでなく内部共有フォルダ、メール配信先、文書承認経路が更新されたかを点検します。裁判所側で何らかの変更手続を要する場合は、その受付・反映を別に確認します。異動日とシステム反映日が違う場合は、空白期間の確認担当を明示しておきます。
例外が起きたときの扱い
引継ぎが長引いても「しばらく両方で見る」という曖昧な状態を放置しません。残っている作業を事件ごとに列挙し、見直し日を設定します。旧担当の閲覧が必要なくなった時点で内部の共有範囲を縮小し、正式なシステム上の扱いも確認します。変更できない項目は理由と問い合わせ状況を記録します。
具体例で点検する
異動後も旧事件の照会が続くときは、照会への回答に必要な資料と継続閲覧の要否を分けます。旧担当が関与する期間を事件ごとに決め、終了時に残った通知や下書きがないか確認します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文33–39ページでは、次の点を確認できます。ユーザ情報管理から登録情報を変更し、確認画面を経て確定する流れが示されています。本人・資格確認が必要な変更と不要な変更で、その後の処理が異なります。またＧビズＩＤ利用者にはTreeeS側で変更できない項目があります。変更依頼を出した事実だけで完了とせず、変更元のサービスと必要な確認を記録します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 旧担当の残件を列挙する
- 新担当の利用準備を確認する
- 通知確認の空白をなくす
- 例外の見直し日を決める
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文33–39ページ。2026年10月10日確認 ↗
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