休職・長期不在時の通知確認を引き継ぐ
休職や長期出張では本人のアカウントを残す必要性と、実務を止めない必要性が同時に生じます。本人のメールや認証を代わりに操作する方法から考えるのではなく、事件単位の代替担当と確認の頻度を決めます。
最初に整理すること
休職や長期出張では本人のアカウントを残す必要性と、実務を止めない必要性が同時に生じます。本人のメールや認証を代わりに操作する方法から考えるのではなく、事件単位の代替担当と確認の頻度を決めます。TreeeSで認められる補助や代理の方法は正式案内に従って確認します。
具体的な準備手順
不在期間、復帰予定、緊急連絡の可否を必要な範囲で整理します。休職理由のような不要な個人情報を事件管理表に書く必要はありません。進行中事件について、次の予定、未確認の連絡、提出準備の状況、後任が探すべき保存場所を記載し、担当者が実際に確認できる状態にしておきます。
担当者が確かめるポイント
代替担当が決まったら、同じ通知を双方が見て「相手が処理した」と思わないよう、確認と対応完了を分けて記録します。裁判所や共同受任者への連絡が必要かも事件ごとに判断します。本人が復帰する日には、引継ぎ中の出来事と残件を一覧で戻し、権限や通知担当の再変更を忘れないようにします。
例外が起きたときの扱い
急な不在で引継ぎ資料がない場合は、直近の提出・期日・通知から優先順を付けて確認します。不在者の認証情報を探し回るより、正規に担当できる者と連絡先を確保します。長期化した場合の見直し日を決め、予定の延長によって暫定体制が無期限化しないようにします。
具体例で点検する
長期不在者の担当事件に期日変更が入る場面を練習します。代替担当は連絡の発見だけで止めず、事件担当への引継ぎ、日程表の更新、関係者への必要な連絡まで完了状況を残します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文56–57ページでは、次の点を確認できます。通知一覧にはアカウント、事件、手数料等の通知が表示され、内容のリンクから詳細を確認する構成です。お気に入りの登録も説明されています。通知を発見したことと、連絡内容を読んで必要な対応を終えたことは別です。内部の対応表では、通知の分類に加え、確認者、判断者、未完了作業を分けて追跡すると取りこぼしを調べられます。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 不在期間と代替担当を記録する
- 通知確認と対応完了を分ける
- 復帰時の引継ぎを計画する
- 暫定体制の見直し日を置く
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文56–57ページ。2026年10月10日確認 ↗
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