住所・電話・所属情報の変更を管理する
事務所の移転や連絡先変更は、利用者登録、提出書面、関係者への連絡に波及します。TreeeS内の情報を一か所変更すればすべてに反映されると考えるのは危険です。
最初に整理すること
事務所の移転や連絡先変更は、利用者登録、提出書面、関係者への連絡に波及します。TreeeS内の情報を一か所変更すればすべてに反映されると考えるのは危険です。事務所内の基本情報と事件ごとの対外表示を分け、変更対象を洗い出す方法を紹介します。
具体的な準備手順
旧情報、新情報、変更日、確認者を一枚の変更票にまとめます。対象にはアカウント情報、メール署名、書面ひな型、委任状等の準備資料、共同担当者の連絡帳を挙げます。TreeeSでどこまで自己変更できるかは公式案内で確認し、事務所内の情報更新と裁判所への必要な連絡を別々の作業として管理します。
担当者が確かめるポイント
変更後は新しく作った書面だけでなく、変更前から準備している未提出書面を確認します。古い住所がPDFの本文、ヘッダー、添付書類に残っていないか点検します。電話番号については、連絡可能時間や代表番号への取り次ぎを内部で確かめ、番号が正しいだけで実際に連絡できない状態を避けます。
例外が起きたときの扱い
変更が段階的に行われる場合は、いつまで旧窓口で対応できるかを明示します。新旧が混在することを無条件に誤りとせず、文書作成日や手続上の要請を確認して判断します。すでに提出した資料を上書きする発想ではなく、訂正や連絡が必要かを責任者が検討し、対応の根拠を記録します。
具体例で点検する
事務所移転日に住所変更と電話変更を同時に行う場合、通知先まで変わると結果を追いにくくなります。変更の順序と確認方法を先に決め、登録情報の変更とは別に必要となる事件関係の届出も点検します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文33–39ページでは、次の点を確認できます。ユーザ情報管理から登録情報を変更し、確認画面を経て確定する流れが示されています。本人・資格確認が必要な変更と不要な変更で、その後の処理が異なります。またＧビズＩＤ利用者にはTreeeS側で変更できない項目があります。変更依頼を出した事実だけで完了とせず、変更元のサービスと必要な確認を記録します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 旧情報と新情報を一枚にする
- 変更対象を分解する
- 未提出書面の旧表記を確認する
- 必要な対外連絡を別管理する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文33–39ページ。2026年10月10日確認 ↗
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